Prezydent Aleksander Miszalski zamieścił w mediach społecznościowych filmik, pokazujący leżącą na biurku wysoką stertę dokumentów, która praktycznie w całości zasłania jego postać. Ten obrazek bardzo dobitnie pokazuje, na jak bardzo wczesnym etapie jest proces informatyzacji krakowskiego samorządu. W magistracie podstawowym nośnikiem informacji cały czas pozostaje jeszcze papier, a liczbę pism, jakie pomiędzy sobą wymieniają urzędnicy, można by zapewne liczyć w tysiącach. Przestarzały sposób przekazywania wiadomości spowalnia pracę urzędu, utrudnia zarządzanie miastem i sprawia, że jest wykonywana nikomu niepotrzebna praca. Nasza lokalna administracja bardzo potrzebuje pełnego systemu obiegu elektronicznej dokumentacji, który obejmowałby wszystkie samorządowe instytucje. To, że mamy 2024 rok nie powinno być widoczne tylko na kalendarzach wiszących w urzędzie!
Swego czasu dosyć głośno było o tym, że przekazywanie projektu budżetu pomiędzy Prezydentem a Radą Miasta długo trwa, bo liczący wiele tysięcy stron dokument jest najpierw drukowany, a po dostarczeniu do adresata cała sterta papierów zostaje mozolnie zeskanowana, żeby można było wysłać materiały radnym na e-maila. Dobrze, że chociaż przepisywania listów nie zleca się już skrybom, jak to bywało w zamierzchłych czasach. Postęp jednak bardzo powoli przedziera się przez urzędowe mury. Absurdalne sytuacje wynikające z archaicznych procedur są codziennością magistratu i miejskich jednostek, a wiele czynności, które angażują sporo osób, można by wykonać często jednym kliknięciem. Nawet jeżeli jakaś niewielka część jednostek wdrożyła kompleksowy elektroniczny obieg dokumentacji, to stosowane rozwiązania zazwyczaj nie są kompatybilne z narzędziami wykorzystywanymi przez inne miejskie podmioty, bo nie pomyślano, żeby do informatyzacji krakowskiego samorządu podejść w sposób kompleksowy. Dlatego największy problem stanowi wymiana pomiędzy różnymi miejskimi instytucjami dokumentów mających moc urzędową, która często opiera się wyłącznie na papierze. W efekcie drukowanie i późniejsze skanowanie gór dokumentów kosztuje krocie, a rozdzielenie oraz roznoszenie korespondencji pomiędzy urzędnikami pochłania mnóstwo czasu, co spowalnia procedowanie wielu spraw. Są jednak sytuacje, że technicznie dałoby się przesyłać pisma elektronicznie, ale nadal króluje przywiązanie do papieru i wynika to tylko z braku odpowiednich procedur. Miejskie instytucje dysponują systemami, które pomagają głównie w zarządzaniu papierową dokumentacją. Czyli – w ramach jednej jednostki – można łatwo prześledzić drogę korespondencji po nadanym numerze, ale podstawowym nośnikiem danych pozostaje nadal dokument w tradycyjnej formie.
Bardzo często zdarza się, że nawet kiedy mieszkańcy wysyłają pismo elektronicznie do miejskich instytucji, to otrzymują odpowiedź w postaci papierowej. Czasem na nic nie zdają się nawet wyraźne prośby o przesłanie korespondencji przez internet od osób, które nie chcą tracić czasu, odbierając listy na poczcie. A już nawet jeśli jakimś cudem odpowiedź przychodzi na e-maila, to ma ona zazwyczaj formę skanu papierowego dokumentu, co generuje niepotrzebne koszty. W krakowskim samorządzie nadal nie ma systemów archiwizacji wielu rodzajów elektronicznych dokumentów i podstawową metodą gromadzenia pism są opasłe segregatory, które wypełniają kilometry półek. W dodatku po pożarze archiwum jest problem z przechowywaniem ciągle powiększających się zbiorów, a spalenie się olbrzymiej liczby bezcennych materiałów pokazało, jak bardzo ulotna może być tradycyjna dokumentacja. Przez wiele lat uważano papier za najtrwalszy sposób gromadzenia zbiorów na długie lata, ale wraz z postępem technologii sytuacja się zmienia i przy zachowaniu odpowiednich procedur tworzenia kopii zapasowych elektroniczna forma okazuje się trwalsza.
Pod koniec lipca złożyłem – w imieniu Stowarzyszenia Ulepszamy Kraków! – petycję do prezydenta Miszalskiego, w której zaproponowałem, żeby w ramach krakowskiego samorządu został wprowadzony jednolity system elektronicznego obiegu dokumentów dla magistratu, wszystkich miejskich jednostek, instytucji kultury, dzielnic i spółek. System powinien umożliwiać łatwe podpisywanie i wysyłanie drogą elektroniczną dokumentów urzędowych oraz ich późniejsze archiwizowanie, poprzez tworzenie cyfrowych akt spraw, żeby nie było potrzeby drukowania korespondencji i wydawanych decyzji. Dobrze byłoby gdyby narzędzie stanowiło podstawową formę komunikacji pomiędzy miejskimi instytucjami. Warto przejrzeć wszystkie procedury i tam, gdzie ma to sens, starać się zastąpić papier elektronicznymi rozwiązaniami. Sposób komunikowania z mieszkańcami powinien zależeć od formy, jaką preferują osoby, które są stroną sprawy – co z resztą w przypadku wielu procedur teoretycznie wynika z przepisów prawa krajowego. Na pewno nie można jednak wprowadzać rozwiązań, które by kogokolwiek wykluczały.
Na niedawno opublikowanej prezentacji, nazwanej przez pana Prezydenta „audytem”, pojawił się punkt, że w urzędzie jest kłopotliwy „deficyt rozwiązań informatycznych”. Nie przedstawiono jednak szczegółowej informacji, jakie problemy zostały zdiagnozowane i nie wskazano planowanych zmian. W odpowiedzi na złożony przeze mnie apel, Dyrektor Magistratu Paweł Sularz na wstępie zaznacza, że zakres merytoryczny postulatów i spostrzeżeń przedstawionych w petycji należy generalnie uznać za słuszny. Urzędnik podkreślił, jak bardzo złożony jest proces informatyzacji dużej miejskiej struktury, i wskazał, że jednym z problemów jest niekompatybilność rozwiązań stosowanych przez władze centralnie. Sularz opisał jednak działania miasta zmierzające do wprowadzenia w przyszłości elektronicznego obiegu dokumentów na większą skalę. Choć można by polemizować z niektórymi tezami zawartymi w piśmie, to dobrze, że władze miasta nie idą w zaparte i dostrzegają problem. Miejmy nadzieję, że swoista podróż w czasie krakowskiej administracji do współczesności nie będzie trwała długo.
Wprowadzenie zmian nie tylko przyniosłoby oszczędności i usprawniłoby działanie miasta, ale również przyczyniłoby się do znaczącego ograniczenia zużycia papieru, co byłoby korzystne dla środowiska. Poniesione wydatki na wprowadzenie systemów powinny się szybko zwrócić. Mam nadzieję, że w przyszłości o zabytkowej strukturze krakowskiego urzędu będzie się mówiło tylko w kontekście historycznych budynków.
Opisując sytuację związaną z obiegiem dokumentacji, bazowałem na własnych doświadczeniach wynikających z częstych kontaktów z urzędem oraz opierałem się na przeprowadzonych rozmowach z kilkoma urzędnikami.
fot. ilustracyjna/ Pixabay
