Kraków tonie w papierach. Urząd Miasta bez elektronicznego systemu

Jeżeli wyobrażamy sobie Urząd Miasta Krakowa jako nowoczesne miejsce sterujące rozległą metropolią, zapewne przeżyjemy niemałe zdumienie na wieść o stosach papierów, piętrzących się na biurkach najwyższych urzędników. Choć w XXI wieku większość firm korzysta z dobrodziejstw technologicznych nowinek, w kluczowej dla naszego miasta instytucji proces automatyzacji dopiero raczkuje.

Przekładanie papierowych stronnic ma swój urok, a niechęć do spędzania większej części dnia przed ekranem jest całkowicie zrozumiała, jakkolwiek w przypadku zarządzania całym miastem przywiązanie do tradycyjnej formy staje się uciążliwe. Urzędnicy przekonują się o tym na własnej skórze, a zamieszanie wynikłe z braku wartkiego i sprawnego przepływu informacji nie tylko trawi wiele czasu, ale też jest znakomitym gruntem dla pojawiania się licznych omyłek. Dla przykładu, liczący tysiące stron projekt budżetu, ażeby trafił z rąk Rady Miasta do Prezydenta i z powrotem, zostaje najpierw wydrukowany, a nastepnie żmudnie skanowany, by dopiero można go było wysłać radnym na maila. Ten i wiele innych czasochłonnych oraz kosztownych procederów można by z powodzeniem zastąpić paroma kliknięciami w odpowiednim systemie. I tutaj zaczynają się schody. O prostym rozwiązaniu dla archaicznej biurokracji napisał radny dzielnicowy ze Zwierzyńca, Krzysztof Kwarciak, prezes stowarzyszenia Ulepszamy Kraków!.  

Co z systemem?

Nawet jeżeli część jednostek wdrożyła już elektroniczny obieg dokumentacji to stosowane rozwiązania zazwyczaj nie współgrają z narzędziami wykorzystywanymi przez inne miejskie podmioty, ponieważ nie spróbowano w sposób kompleksowy i pieczołowity zadbać o informatyzację krakowskiego samorządu. Co więcej, wielu urzędników niższego szczebla nie zostało wyposażonych w podpisy kwalifikowane, tak więc wymiana mających moc urzędową dokumentów pomiędzy rozmaitymi miejskimi instytucjami najczęściej opiera się wyłącznie na papierze. System zaś, którym dysponują urzędy, głównie wspomaga zarządzanie tradycyjną dokumentacją, a to oznacza, że można jedynie prześledzić po odpowiednim numerze drogę korespondencji. Sama koperta z korespondencją wędruje w torbie listonosza do adresata. Wszystko razem przysparza fatygi, a okrada z czasu - przypomina radny.

Kłopot nie tylko urzędników

Z brakiem możliwości załatwienia spraw urzędowych przez internet borykają się również krakowianie. Nierzadko zdarza się, że na wiadomość wysłaną drogą elektroniczną, mieszkańcy otrzymują odpowiedź tradycyjnie, pocztą, a klarowne prośby o wiadomość mailową są niezauważane bądź ignorowane. Kiedy zaś zdarzy się, że odpowiedź nadesłano przez internet, jest ona... skanem papierowego dokumenu! Tymczasem powoli zaczyna brakować miejsca na opasłe teki i pękające w szwach segregatory. Pożar archiwum w roku 2021 nie tylko pozbawił przestrzeni do składowania mnożących się dokumentów, ale też obnażył dość oczywistą nietrwałość papieru - zauważa Kwarciak.

Potrzebna zmiana

Nowy Prezydent Miasta Krakowa Aleksander Miszalski, wraz z rozpoczęciem kadencji, prędko dostrzegł te niedogodności w Urzędzie. Na ostatnim audycie wskazał na uporczywy "deficyt rozwiązań informatycznych", a na swoim Facebooku opublikował film, na którym ledwo co go widać zza piramidy segregatorów.

Nad kłopotem krakowskich instytucji postanowił pochylić się gorliwiej przewodniczący Stowarzyszenia Ulepszamy Kraków!. Krzysztof Kwarciak zasiada również w Radzie Dzielnicy, a realia pracy w Urzędzie Miasta nie są mu obce - swego czasu inicjował obywatelskie projekty w Budżecie Obywatelskim Miasta Krakowa, m.in posadzenie drzew na Rynku Głównym. Tym razem postanowił przeforsować pomysł wprowadzenia jednolitego systemu elektronicznego.

Postulujemy, żeby w ramach krakowskiego samorządu został wprowadzony jednolity system elektronicznego obiegu dokumentów dla magistratu, wszystkich miejskich  jednostek, instytucji kultury, dzielnic i spółek. System powinien umożliwiać łatwe podpisywanie i wysyłanie drogą elektroniczną dokumentów urzędowych oraz ich późniejsze archiwizowanie po przez tworzenie cyfrowych akt  spraw, żeby nie było potrzeby  drukowania korespondencji i wydawanych decyzji. Narzędzie  powinno stanowić podstawową  formę  komunikacji  pomiędzy miejskimi
instytucjami - pisze Krzysztof Kwarciak we wniosku do Prezydenta Miasta Krakowa.

Podkreśla też, że sposób komunikowania z mieszkańcami powinien zależeć od formy jaką preferują osoby, które są stroną sprawy i żadne z wprowadzonych rozwiązań nie może wykluczać kogokolwiek.

Wprowadzenie zmian nie tylko przyniosłoby oszczędności i usprawniłoby działanie miasta, ale również przyczyniłoby się do znaczącego ograniczenia zużycia papieru, co byłoby korzystne dla środowiska. Poniesione wydatki na wprowadzenie systemów powinny się szybko zwrócić. Mam nadzieję, że w przyszłości o zabytkowej strukturze krakowskiego urzędu będzie się mówiło tylko w kontekście historycznych budynków - uzasadnia przewodniczący Stowarzyszenia Ulepszamy Kraków! .

Informację o wniosku zamieścił na swoim Facebooku:

fot. Facebook Aleksander Miszalski