Duńska księgowość w praktyce – jak działają przepisy, rozliczenia i obowiązki firm w 2025 roku

Księgowość w Danii jest znana z przejrzystości, cyfryzacji i wysokich standardów zgodności z prawem. Dla przedsiębiorców – zarówno lokalnych, jak i zagranicznych – oznacza to konieczność ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości, podatków i sprawozdań finansowych. Duński system podatkowo-księgowy kładzie duży nacisk na terminowość, odpowiedzialność i transparentność, a jednocześnie oferuje dostęp do nowoczesnych narzędzi i platform online. W tym artykule przedstawiamy, jak działa duńska księgowość w praktyce, z jakimi obowiązkami musi liczyć się firma oraz jakie są kluczowe zasady, które warto znać, aby działać zgodnie z lokalnym prawem.

System księgowy w Danii – fundamenty i regulacje

Duński system księgowy opiera się na ustawie o rachunkowości (Bogføringsloven), która precyzuje, w jaki sposób firmy powinny prowadzić dokumentację finansową. Ustawa ta obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze zarejestrowane w Danii – od jednoosobowych działalności po duże spółki akcyjne.

Do najważniejszych zasad należą:

• obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób systematyczny, chronologiczny i rzetelny,
• przechowywanie dokumentacji księgowej przez co najmniej 5 lat,
• obowiązek cyfrowego przechowywania danych księgowych od 2024 roku,
• pełna odpowiedzialność zarządu za poprawność danych finansowych.

Wszystkie dane księgowe muszą być gotowe do przedstawienia w razie kontroli urzędowej i zgodne z wymaganiami duńskiego urzędu skarbowego (Skattestyrelsen) oraz Agencji ds. Przedsiębiorstw (Erhvervsstyrelsen).

Księgowość a forma działalności gospodarczej

Forma prawna przedsiębiorstwa w Danii ma wpływ na sposób prowadzenia księgowości. Przykładowo:

• Enkeltmandsvirksomhed (jednoosobowa działalność) – może korzystać z uproszczonej księgowości, ale musi prowadzić ewidencję przychodów i kosztów, rozliczać VAT oraz składać roczne zeznania podatkowe.
• ApS (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – musi sporządzać pełne sprawozdania finansowe, prowadzić pełną księgowość w Dannii i spełniać obowiązki związane z audytem, jeśli przekracza określone progi.
• A/S (spółka akcyjna) – podlega najsurowszym wymogom księgowym i sprawozdawczym, w tym obowiązkowym corocznym audytom.

Niezależnie od formy działalności, wszystkie firmy są zobowiązane do przestrzegania terminów podatkowych i sprawozdawczych, a także do korzystania z cyfrowych platform urzędowych.

Podatki i VAT w duńskiej księgowości

W Danii podstawowym podatkiem dla firm jest podatek dochodowy od osób prawnych (CIT), który w 2025 roku wynosi 22%. W przypadku jednoosobowych działalności, dochód jest opodatkowany progresywnie – tak jak dla osób fizycznych – z uwzględnieniem składek i ulg.

Kolejnym kluczowym elementem jest VAT (moms):

• Stawka podstawowa to 25%.
• Rejestracja do VAT jest obowiązkowa po przekroczeniu 50 000 DKK obrotu rocznie.
• Deklaracje VAT składa się elektronicznie – miesięcznie, kwartalnie lub rocznie – za pomocą systemu TastSelv Erhverv.

Właściwe rozliczanie VAT to jeden z najważniejszych elementów duńskiej księgowości – błędy w tej dziedzinie są najczęściej karane przez urząd skarbowy.

Sprawozdania finansowe i obowiązek audytu

Wszystkie duńskie spółki kapitałowe zobowiązane są do corocznego składania sprawozdania finansowego do Agencji ds. Przedsiębiorstw. Zawiera ono:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• noty objaśniające,
• raport zarządu (jeśli wymagany),
• opinię biegłego rewidenta (jeśli audyt jest obowiązkowy).

Obowiązek audytu zależy od wielkości firmy. W przypadku przekroczenia progów dotyczących przychodów, liczby pracowników lub sumy bilansowej – konieczne jest coroczne badanie sprawozdania przez niezależnego rewidenta (revisor). Przekroczenie tych progów klasyfikuje firmę jako średnią lub dużą, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami.

Księgowość cyfrowa i programy rachunkowe

Duńska księgowość od kilku lat dynamicznie się cyfryzuje. Od 2024 roku wszystkie firmy mają obowiązek korzystania z cyfrowych narzędzi do archiwizacji dokumentów księgowych. Do najpopularniejszych narzędzi wspierających księgowość w Danii należą:

• Dinero – intuicyjne narzędzie dla małych firm i samozatrudnionych,
• Billy – program zintegrowany z kontami bankowymi i systemem VAT,
• e-conomic – rozwiązanie dla firm średnich i dużych z możliwością integracji z ERP,
• Microsoft Dynamics 365, SAP – dla dużych przedsiębiorstw.

Dzięki tym rozwiązaniom możliwe jest automatyczne księgowanie faktur, generowanie raportów i przesyłanie danych do urzędów. Duńskie firmy coraz częściej decydują się też na outsourcing księgowości do lokalnych biur rachunkowych.

Najczęstsze błędy księgowe i kontrole

Chociaż system księgowości w Danii jest transparentny i cyfrowy, przedsiębiorcy wciąż popełniają błędy, które mogą skutkować grzywnami lub wszczęciem kontroli. Do najczęstszych należą:

• spóźnienia w składaniu deklaracji VAT,
• niepoprawne rozliczenie kosztów prywatnych jako firmowych,
• brak aktualizacji danych w systemie CVR,
• nieprzestrzeganie obowiązku przechowywania dokumentów,
• błędna klasyfikacja przychodów lub kosztów.

Duński urząd skarbowy korzysta z zaawansowanych systemów do analizowania rozbieżności, dlatego kontrole – choć nie częste – są bardzo dokładne i mogą obejmować dane z kilku lat wstecz.

Jak przygotować się do prowadzenia księgowości w Danii?

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej lub wejściem na duński rynek warto przygotować się do prowadzenia księgowości w oparciu o lokalne przepisy. Oto kilka podstawowych kroków:

• zapoznaj się z wymaganiami ustawy o rachunkowości (Bogføringsloven),
• zdecyduj, czy prowadzisz księgowość samodzielnie, czy z pomocą biura,
• wybierz odpowiedni program księgowy, dostosowany do rozmiaru firmy,
• regularnie aktualizuj dane w systemie CVR,
• śledź terminy podatkowe i sprawozdawcze (najlepiej ustalić kalendarz księgowy),
• skonsultuj się z doradcą podatkowym w przypadku wątpliwości dotyczących VAT lub opodatkowania dochodu.

Wielu przedsiębiorców współpracuje z lokalnym księgowym (bogholder lub revisor), który zna duńskie przepisy i potrafi skutecznie reprezentować firmę w kontaktach z urzędami.

Duńska księgowość opiera się na przejrzystości, cyfryzacji i ścisłym przestrzeganiu przepisów. Prowadzenie firmy w Danii wymaga odpowiedzialnego podejścia do rozliczeń podatkowych, księgowych i sprawozdawczych. Dzięki nowoczesnym narzędziom i prostemu dostępowi do urzędowych platform online, wiele obowiązków można realizować sprawnie i samodzielnie – o ile zna się podstawowe zasady. Kluczem do sukcesu jest dobra organizacja, regularność w prowadzeniu dokumentacji i gotowość do współpracy z profesjonalnym księgowym, gdy sytuacja tego wymaga.