Jak nowoczesne technologie pomagają organizatorom eventów?

Kolejki przed stadionami lub halami widowiskowymi to niestety częsty widok w Krakowie. Wystarczy większy koncert, mecz albo festiwal, by przed wejściami zaczęły gromadzić się tłumy. Dla uczestników oznacza to stres i ryzyko spóźnienia, wskutek czego często odnoszą negatywne wrażenie jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Dla organizatorów jest zaś sporym wyzwaniem logistycznym i wizerunkowym. W rozwiązaniu tych problemów pomogą np. bramki sensoryczne. Więcej na ten temat piszemy w nowym artykule

Skąd biorą się kolejki? Czy można je skutecznie zredukować?

Na pozór przyczyną kolejek może wydawać się po prostu duże zainteresowanie konkretnym wydarzeniem. Problem okazuje się dużo bardziej złożony. Kolejki rzadko są wynikiem wyłącznie dużej liczby uczestników. Dużo częściej okazują się zaś efektem nieodpowiedniej organizacji wejścia i faktu, iż organizator nie przygotował się na to, że wydarzenie wzbudzi takie zainteresowanie. Najczęstsze przyczyny powstawania kolejek to:

• niewystarczająca liczba punktów wejścia: jeśli kilka tysięcy osób musi przejść przez kilka bramek lub stanowisk kontroli, zatory są nieuniknione. Nawet przy sprawnej obsłudze przepustowość ma swoje fizyczne ograniczenia;
• zbyt wolna weryfikacja biletów: skanowanie kodów QR, sprawdzanie dokumentów czy kontrola bezpieczeństwa – każda z tych czynności zajmuje czas. Jeśli cały proces nie jest zoptymalizowany, tworzą się tzw. wąskie gardła;
• brak podziału ruchu: osoby z biletami VIP, uczestnicy z bagażem, osoby bez biletów próbujące coś wyjaśnić – wszyscy często trafiają do jednej kolejki, a to znacząco spowalnia proces;
• problemy organizacyjne: nieczytelne oznaczenia, brak informacji i chaos komunikacyjny mogą sprawiać, że ludzie zatrzymują się, cofają lub zmieniają kolejki.

Kolejki na wydarzenia w Krakowie – lokalna specyfika

Do listy poprzedniej części w przypadku wydarzeń organizowanych w Krakowie musicie dopisać jeszcze kilka czynników:

• duży ruch turystyczny: wielu uczestników wydarzeń nie zna obiektów ani organizacji wejść;
• wydarzenia w historycznych przestrzeniach: ograniczona infrastruktura i brak możliwości rozbudowy wejść;
• duża liczba imprez masowych: szczególnie w sezonie letnim i jesiennym

To sprawia, że nawet dobrze przygotowane wydarzenie może napotkać problemy przy wejściu.

Kolejki na wydarzenia sportowe i kulturalne. Jak zadbać o uczestników?

Z perspektywy osób stojących w kolejce największe znaczenie mają trzy rzeczy:

• brak informacji o tym, ile trzeba czekać na wejście;
• brak widocznego postępu kolejki;
• poczucie chaosu i niesprawiedliwości („ktoś wszedł bez kolejki”).

To właśnie te aspekty najmocniej wpływają na odbiór wydarzenia – często bardziej niż sam czas oczekiwania. Organizator powinien wziąć pod uwagę przy planowaniu, jak będzie zarządzał ruchem.

Jak ograniczyć kolejki na wydarzenia w Krakowie?

Dobra wiadomość jest taka, że większości opisanych problemów organizatorzy wydarzeń w Krakowie uniknąć. Wymaga to jednak świadomego podejścia do zarządzania ruchem ludzi. Największe znaczenie ma dopasowanie liczby punktów wejścia do szacowanej liczby uczestników (np. na podstawie danych o sprzedaży biletów). W zależności od specyfiki sytuacji organizator może np. ustawić więcej stanowisk kontroli, lepiej zorganizować ruch wokół obiektu lub udostępnić różne wejścia dla poszczególnych grup. Warto myśleć w kategoriach przepustowości na minutę, a nie tylko liczby wejść.

Duże znaczenie ma ponadto automatyzacja kontroli. Coraz częściej organizatorzy sięgają po rozwiązania, które przyspieszają proces wejścia – np.:

• automatyczne systemy skanowania biletów;
• integrację z systemami kontroli dostępu;
• fizyczne rozwiązania porządkujące ruch (np. bramki kierunkowe).

Tworzeniu się kolejek zapobiegnie też podział uczestników. Warto np. wydzielić osobne wejścia dla VIP-ów, dla osób z biletami elektronicznymi i papierowymi oraz dla uczestników z bagażem.

Nowoczesne technologie a kolejki na wydarzenia

W organizacji wejść na wydarzenia przydatne będą rozwiązania takie jak bramka sensoryczna. Dostawcą takich systemów na polskim rynku jest firma Szymkowiak, oferująca różne typy bramek obrotowych dostosowanych do specyfiki obiektu i skali wydarzenia. Dzięki nim znacząco skraca się czas obsługi uczestników i ogranicza ryzyko błędów.

Przewagą nowoczesnych rozwiązań nad tradycyjnymi bramkami jest możliwość ich integracji z zewnętrznymi systemami. Bramki tego typu mogą współpracować np. z systemami sprzedaży biletów (QR, RFID), systemami kontroli czasu pracy lub z identyfikatorami pracowniczymi. Dla organizatorów przekłada się to na większą kontrolę nad ruchem ludzi i redukcję problemów organizacyjnych. Wdrażając takie rozwiązania, organizator może poprawić swój wizerunek dzięki poprawie komfortu uczestników.

Nic więc dziwnego, że coraz więcej obiektów w Krakowie i regionie inwestuje w nowoczesne rozwiązania kontroli dostępu. To jeden z najskuteczniejszych sposobów na to, by zamienić chaos przy wejściu w płynny, przewidywalny proces. Korzystają na tym obie strony – zarówno organizator, jak i uczestnicy, którzy szybciej i sprawniej mogą dostać się na wydarzenie.