Prowadzisz firmę? Co jakiś czas powinieneś zorganizować spotkanie z partnerami, aby uzgodnić istotne kwestie dalszej współpracy. Jak je przygotować, aby wszyscy byli zadowoleni i łatwiej było uzyskać wspólne stanowisko?

Zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem

Organizację spotkania powinieneś planować z wyprzedzeniem. Dzięki temu będziesz wiedział, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik i niczego ważnego nie pominąłeś. To sprawi, że zaprezentujesz siebie i swoją firmę, jako dobrze zorganizowanych i godnych zaufania.

Na początku zastanów się, w jakim miejscu ma się odbyć zebranie. Czy wystarczy do tego firmowa salka konferencyjna, czy może warto wynająć profesjonalną salę konferencyjną, która pomieści więcej osób, albo zarezerwować salę w restauracji, żeby połączyć spotkanie z kolacją? Wiele będzie zależało od tego, w jakiej branży działasz i jaki charakter ma mieć spotkanie.

Podczas zebrania kontrahenci otrzymają dokumenty z przygotowanymi planami, na które będą mogli nanosić poprawki? Pomyśl już wcześniej, aby wraz z nimi rozdać długopisy reklamowe, które później Twoi rozmówcy zabiorą ze sobą. Z jednej strony, będą mieli zapewnione wszystko, co potrzebne, z drugiej już po zebraniu, będą posiadali coś, co w nienachalny sposób, przypomni im o Twojej firmie.

Dostarcz niezbędne informacje i ustal czas trwania spotkania

Masz już wybrane miejsce, w którym odbędzie się zebranie, a także zamówione firmowe gadżety, które rozdasz podczas niego? Przygotuj listę spraw, które będziesz chciał omówić, jak również raporty i tabele, z którymi kontrahenci powinni się na spokojnie zapoznać, jeszcze przed przystąpieniem do spotkania.

Te wszystkie rzeczy, wraz z datą i miejscem spotkania, powinieneś dostarczyć wcześniej, tak aby każdy miał czas na uwzględnienie ich w swoich planach. Wiesz, że Twoi kontrahenci przyjadą samochodami? Dołącz do dokumentów informację o dostępności parkingów. Przyjadą publicznym środkiem transportu? Wskaż dogodną drogę do budynku, aby nie musieli krążyć wokół niego.

Zastanów się również, jak długo ma trwać spotkanie. Optymalnie będzie, jeśli zajmie 1–2 godziny, bo wówczas uczestnicy zachowają wysoki poziom koncentracji. Wiesz, że omówienie wszystkich punktów zajmie kilka godzin? Zaplanuj przerwy, w czasie których będzie można napić się kawy i odpocząć od wysiłku intelektualnego.

Podczas takiego spotkania powinieneś dbać o swój wizerunek, osoby dobrze zorganizowanej i profesjonalnie podchodzącej do swoich obowiązków. Z pewnością pomoże w tym punktualne rozpoczynanie i kończenie poszczególnych punktów spotkania. Co również pomoże w zakończeniu zebrania zgodnie z planem, według informacji przesłanych we wcześniejszych dokumentach.

Przygotuj miejsce spotkania

Zastanów się, jak ma wyglądać spotkanie i z jakich urządzeń będziesz podczas niego korzystał. Czy będą to wyłącznie wydrukowane dokumenty, obok których położysz długopis, aby każdy mógł robić notatki, czy może będziesz wyświetlał prezentacje? W pierwszym przypadku powinieneś zadbać o wcześniejsze rozłożenie niezbędnych materiałów, tak aby każdy uczestnik spotkania miał już wszystko przygotowane.

W przypadku korzystania z prezentacji powinieneś się upewnić, że miejsce spotkania jest do tego przygotowane, czyli posiada rzutnik i odpowiednio duży ekran. Co więcej, w tym przypadku, warto również wcześniej podłączyć laptop i sprawdzić, czy wszystko działa, tak jak należy. Dzięki temu pokażesz, że odpowiednio się przygotowałeś do spotkania i traktujesz je poważnie, a dodatkowo zaoszczędzisz sobie stresu, który mógłby się pojawić, gdyby okazało się, że prezentacja nie chce się włączyć.

Bez względu na to, czy planujesz w czasie spotkania przerwy na kawę i drobne przekąski, czy nie, zadbaj, aby cały czas była dostępna kawa i woda źródlana. Z jednej strony to pozwoli rozluźnić atmosferę spotkania, z drugiej podniesie komfort dyskusji, ponieważ pozwoli zwilżyć gardło po dłuższej przemowie.

Odpowiednie zakończenie spotkania

Przygotowując spotkanie biznesowe, powinieneś pamiętać również o odpowiednim jego zakończeniu. Przede wszystkim po omówieniu wszystkich punktów, warto dać kontrahentom czas na zadanie pytań, czy wyrażenie opinii. Nawet jeśli robiliście to po omówieniu każdego z punktów, może się okazać, że później pojawiły się jeszcze jakieś wątpliwości, które warto od razu wyjaśnić.

Dodatkowo przypomnij kluczowe wnioski i ustalenia do każdego etapu dyskusji. Dzięki temu sprawdzisz, czy wszyscy się z nimi zgadzają i czy wszystko jest zrozumiałe. Spotkanie miało na celu ustalenie dalszych działań? Warto wymienić kolejne kroki i zadania, które zostały ustalone w czasie zebrania. Nie zaszkodzi również, jeśli wypunktowane wnioski i ustalenia wyślesz w wiadomości e-mail.

Takie podsumowanie sprawi, że kontrahenci będą mogli do nich wrócić, gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości. Co więcej, w takiej wiadomości, warto zamieścić również podziękowanie za obecność na zebraniu. Oczywiście, takich podziękowań, nie powinno również zabraknąć  bezpośrednio po zakończeniu spotkania.