W przedsiębiorstwach powstaje wiele dokumentów, które przez konkretny czas muszą być przechowywane, a następnie niszczone zgodnie z obowiązującymi normami. Często zawierają one dane wrażliwe, poufne oraz osobowe. RODO, czyli Rozporządzenie o ochronie danych osobowych mówi, że przetwarzanie danych oznacza operacje wykonywane na aktach osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, usuwanie lub niszczenie. Choć w przepisach nie określono, w jaki konkretny sposób ma odbywać się niszczenie dokumentów, to jedno jest pewne: zutylizowana dokumentacja nie może nadawać się do odtworzenia. Taką gwarancję daje wyłącznie fizyczna utylizacja nośnika danych. Jak zrobić to poprawnie, aby nie narazić się na przykre konsekwencje?
Utylizacja dokumentów
Dostępnych jest wiele metod niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, ale nie każde z dostępnych rozwiązań okazuje się skuteczne. Jako przykład może posłużyć ręczne rozrywanie kartek. Pojawia się ryzyko, że dane umieszczone na dokumentach wciąż pozostaną widoczne i łatwe do odczytania. Innym sposobem jest palenie kartek, które z kolei wyróżnia się wysoką skutecznością, ale nie jest możliwe do przeprowadzenia w każdych warunkach. Wykorzystywane są niszczarki, które są sprawdzonym sposobem, o ile spełniają one konkretne wymagania. Wiążą się jednak z ograniczeniem, jakim jest ich wydajność. Liczba zgromadzonych i przeznaczonych do niszczenia dokumentów może być duża, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników, współpracuje z różnymi kontrahentami, ma szerokie grono klientów i wciąż się rozwija.
Biorąc pod uwagę, że utylizacja dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy i pracodawcy, a nie każdy dysponuje odpowiednią infrastrukturą i nie chce w nią inwestować, warto podjąć współpracę z firmą, która wykona to zadanie (np. Ekoakta).
Profesjonalne niszczenie dokumentów zgodnie z RODO
Niszczenie dokumentów u klienta to jeden z etapów przetwarzania danych osobowych. Utylizacja dokumentów zgodnie z RODO zakłada, że dane osobowe widoczne na nich zostaną (po określonym czasie) zniszczone, co w praktyce oznacza, że nie będzie możliwości ich odczytania, odtworzenia i wykorzystania. Mamy świadomość, że w wielu firmach nie ma warunków, aby niszczenie dokumentów odbywało się w sposób profesjonalny. Dlatego warto zlecić to zadanie firmie zewnętrznej. Taką usługę oferuje Ekoakta - niszczenie i utylizacja dokumentów odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwala uchronić przedsiębiorcę/pracodawcę przed dotkliwymi karami. Interesuje Cię niszczenie dokumentów w Krakowie, Poznaniu, Warszawie, a może mniejszym mieście, tj. Chorzów lub Tychy?
Firma obsługuje klientów z różnych miast, tj. Tarnów, Kielce, Gdynia, Lublin, Kraków: niszczenie dokumentów - EkoAkta posiada certyfikaty bezpieczeństwa, będące potwierdzeniem wysokiej jakości świadczonych usług. Dlaczego warto zdecydować się na współpracę z zewnętrznym dostawcą usług utylizacji dokumentów? Niszczenie dokumentów u klienta, bez odpowiednich narzędzi i metod mogłoby skutkować ujawnieniem danych. Warto podjąć współpracę z doświadczoną firmą, która ma opracowane wewnętrzne procedury bezpieczeństwa. Dzięki temu cały proces przebiegnie zgodnie z prawem, a co więcej, jest rozwiązaniem znacznie bardziej opłacalnym niż niszczenie dokumentów we własnym zakresie.
