W Polsce funkcjonuje już ponad 50 000 firm, których główną działalnością jest sprzedaż produktów przez internet. Nawet 5 razy więcej przedsiębiorców oferuje swoje towary on-line jako uzupełnienie tradycyjnej sprzedaży. Prowadzenie sklepu internetowego wymaga dostosowania księgowości do tej specyficznej formy działalności. Na co warto zwrócić uwagę, by skutecznie prowadzić rachunkowość dla e-commerce?
Obsługa i rozliczenia przez internet
Liczba działalności gospodarczych tego typu skokowo wzrosła po wybuchu pandemii, kiedy wiele aspektów codziennego życia – w tym zakupy – przeniosło się do internetu. Sklepy internetowe nie muszą wynajmować biur, przestrzeni handlowych, oraz miejsc do fizycznej obsługi klienta. Niemal wszystkie procesy mogą zostać do pewnego stopnia zautomatyzowane i prowadzone zdalnie.
Dotyczy to także wewnętrznych procesów formalno-księgowych. Sklep internetowy może wystawiać e-faktury, komunikować się z klientem mailowo lub przez wewnętrzne kanały (np. czat), ale też współpracować całkowicie on-line ze swoim biurem rachunkowym.
Korzyści ze współpracy z biurem on-line
Biura świadczące usługi księgowości on-line pozwalają zwykle prowadzić wymianę dokumentów elektronicznie. Oszczędza to mnóstwo czasu, a przy tym jest tańsze niż tradycyjna forma przesyłania dokumentów pocztą lub też osobiste dostarczanie ich do biura. Dotyczy to przede wszystkim faktur, których w handlu powstaje zwykle bardzo dużo. Im większa działalność, tym więcej formalności do załatwienia podczas codziennej pracy – stawki podatkowe, składki ZUS, rozliczanie zatrudnionych pracowników, urlopy, ulgi, prowadzenie niezbędnej sprawozdawczości oraz konieczność kontrolowania stale zmieniających się przepisów skarbowych.
Biurem, wyspecjalizowanym w obsłudze nowoczesnych podmiotów działających w internecie jest Podatkomat (https://www.podatkomat.pl/). Zlecenie księgowości ekspertom w tej dziedzinie minimalizuje ryzyko kosztownych błędów, nawarstwiania niezapłaconych należności, czy problemów prawnych, które potencjalnie mogą pojawić się, gdy rachunkowością zajmuje się osoba nieporuszająca się płynnie w skomplikowanych i często aktualizowanych zagadnieniach e-commerce.
Księgowość Amazon – e-commerce na specjalnych zasadach
Wielu właścicieli sklepów internetowych sprzedaje swoje produkty za pośrednictwem tzw. marketplace’ów, takich jak platformy Amazon, czy eBay. Niektóre z nich pozwalają prowadzić sprzedaż również poza granicami kraju, co wymaga znajomości przepisów związanych z – między innymi – rozliczaniem procesu sprzedaży na tych rynkach. Marketplace’y mają także własne procedury, do których sprzedawca musi się dostosować. Dotyczą one nie tylko sposobu pakowania i oznaczania przesyłek, ich gabarytów, ale także księgowości i zasad prowadzenia dokumentacji. Dlatego decydując się na taką formę sprzedaży, trzeba mieć na uwadze, że księgowość Amazon będzie różnić się od tradycyjnej księgowości, na co przedsiębiorca powinien się przygotować odpowiednio wcześniej. Dotyczy to na przykład rozliczania podatku VAT, ponieważ sprzedawane produkty – zanim trafią do finalnego odbiorcy – nierzadko przesyłane są najpierw do magazynów Amazon w różnych krajach, które mają w tym zakresie odrębne przepisy.
Warto dodać, że obecnie w Polsce funkcjonuje system VAT-OSS, który pozwala uprościć procedury podatkowe związane ze sprzedażą produktów przez internet do krajów Unii Europejskiej – sprzedając towary do określonego limitu (10 000 euro), można zarejestrować się do VAT jedynie w kraju, z którego wysyłane są produkty (a nie jak poprzednio – także w kraju odbioru produktów).
Księgowość on-line najlepiej zlecić profesjonalistom
Prowadząc sklep internetowy, który dodatkowo jest częścią marketplace’u takiego jak Amazon, należy mieć pod kontrolą wiele aspektów formalno-księgowych i śledzić zmieniające się przepisy, procedury i zasady współpracy z platformami sprzedażowymi. Trudno jest nad tym wszystkim zapanować, szczególnie w przypadku sklepu, który sprzedaje dziennie tysiące produktów, zatrudnia pracowników i prowadzi sprzedaż w wielu kanałach.
Biura rachunkowe on-line, takie jak Podatkomat, udostępniają często aplikację mobilną do komunikacji i obsługi najważniejszych procesów, a także repozytorium dokumentów księgowych on-line, w którym można gromadzić dokumenty kosztowe i monitorować przepływ pieniędzy, a także kontrolować informacje o naliczonych podatkach. Oprócz automatycznej obsługi procesów często można także liczyć na wsparcie dedykowanego opiekuna, który doradzi w niejednoznacznych, wymagających dodatkowej uwagi sytuacjach.
