Automatyzacja pracy w księgowości - co warto o niej wiedzieć?

Wszystkie przedsiębiorstwa dążą do maksymalizacji zysków. Odbywa się to przede wszystkim za sprawą zwiększenia efektywności i szybkości wykonywanych działań poszczególnych działów w firmie. Co raz więcej pracodawców decyduje się na wprowadzenie automatyzacji pracy w swoim przedsiębiorstwie. Niektóre procesy w firmie można przyspieszyć za sprawą specjalnego oprogramowania czy robotyzacji. Automatyzacja może być wdrożona zarówno na produkcji jak i w dziale finansowym. Zautomatyzować można wystawianie faktur i ich obieg w firmie, księgowanie, dekretowanie oraz przesyłanie rozliczeń ZUS DRA.

Jak można zautomatyzować obieg faktur w swojej firmie?

Automatyzacja księgowości znacznie skraca czas wykonywanych prac i poprawia jej efektywność. Pozwala także przy dużej ilości faktur na zwiększenie kontroli nad ich obiegiem w firmie. Księgowym ułatwia z kolei pracę poprzez wyręczanie ich w obowiązkach związanych z wystawianiem faktur, wpisywaniem ich do systemu, księgowaniem i dekretowaniem.

Niektóre firmy wystawiają dziennie kilkadziesiąt faktur, a księgowy lub biuro rachunkowe nie zawsze ma do nich dostęp. Automatyzacja faktur, które są wystawiane pozwala na ich szybkie archiwizowanie. Dzięki temu dział księgowy w firmie uzyskuje do nich natychmiastowy dostęp. Cały proces ulega, więc przyspieszeniu i przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy księgowości.

Automatyzacja dotyczy także wprowadzania faktur do systemu księgowego. Zarówno dział księgowości jak i biuro rachunkowe tracą wiele czasu na ręcznym wprowadzaniu dokumentów do systemu. Oprogramowania do odczytywania faktur potrafią wykonywać tę żmudną czynność o wiele szybciej i równie dokładnie.

Kategoryzowanie dokumentów i automatyczne rozliczanie

Automatyzacja faktur przyczynia się także do szybkiego nadawania kategorii i weryfikowania poprawności danych. Oprogramowanie pozwala także na szybsze wyszukiwanie dokumentów po ustalonych wcześniej parametrach. Dzięki temu nie trzeba już wertować plików w komputerze, albo, co gorsze wersji papierowych faktur w segregatorach. Pracownicy, a także pracodawcy mogą w dowolnej chwili odnaleźć w systemie interesujący ich dokument sprzedaży bez konieczności odrywania od pracy księgowych. Niektóre oprogramowania do automatyzacji faktur pozwalają także na ich wysyłkę bezpośrednio do klientów. Dzięki temu na działach finansowych nie spoczywa obowiązek pilnowania terminów ich wysyłek. Warto przeanalizować zalety automatyzacji faktur i księgowości w swojej firmie. Księgowi zamiast skupiać się na pracach administracyjnych oraz kontroli terminów wysyłanych rozliczeń będą mogli zająć się doradztwem finansowym, a także znajdą więcej czasu na śledzenie zmian w przepisach i poszerzanie swojej wiedzy.

Czym się kierować, wybierając program do fakturowania?

Dobry program do fakturowania powinien być przede wszystkim funkcjonalny, czyli wyposażony w wiele narzędzi ułatwiających codzienną pracę. Powinien także dawać możliwość wystawiania różnych rodzajów faktur (proforma, zaliczkowe, końcowe i korygujące). Możliwość automatyzacji księgowości ma kluczowe znaczenie przy wyborze programu do fakturowania. Ponadto dedykowane przedsiębiorcom programy do fakturowania są mocno zautomatyzowane. Pozwalają na szybsze wpisywanie danych kontrahentów. Wystarczy tylko podać numer NIP, a resztę danych firmy system zaciągnie z bazy GUS. Profesjonalne oprogramowanie do fakturowania posiada także bardziej intuicyjne wybieranie nazw produktów czy usług. Raz wpisane dane pozwalają na późniejszy wybór z zapamiętanej listy. Niektóre programy wyposażone są także w dane pozwalające sprawdzić, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a nawet czy nie widnieje na liście potencjalnych dłużników.

Księgowanie faktur i automatyzacja aktualizacji

Przy wyborze programu do fakturowania warto wybrać taki, który posiada funkcję automatyzacji faktur przy ich księgowaniu. Ręczne księgowanie czy dekretowanie pochłania bardzo dużo czasu. Program posiadający tę funkcję pozwoli na przeznaczenie większej ilości godzin na inne bardziej specjalistyczne prace księgowe. Przepisy w prawie podatkowym i księgowym zmieniają się praktycznie co roku. Programy do fakturowania w chmurze są aktualizowane przez dostawcę każdorazowo po każdej zmianie. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku gotowych pudełkowych programów. Przedsiębiorca musi się liczyć z dodatkowymi kosztami związanymi z zakupem odpowiednich aktualizacji i to na nim spoczywa odpowiedzialność za dopilnowanie wprowadzenia zmian w systemie.