Dobry program do wystawiania faktur – jaki powinien być?

Fakturowanie to jedna z tych czynności, które nierozłącznie wiążą się z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Firmy mogą zlecać je zewnętrznym biurom rachunkowym lub wykorzystywać do tworzenia dokumentów sprzedażowych swoje własne zasoby. Szczególnie ten drugi model jest bardzo popularny, gdyż wiąże się ze sporymi oszczędnościami.

Aby przygotowywanie dokumentacji przebiegało sprawnie, warto wyposażyć się do odpowiedni program do wystawiania faktur. Podpowiadamy, czym powinien charakteryzować się taki system i na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania.

Jakie funkcje spełnia program do fakturowania?

Wybór odpowiedniego narzędzia nie jest łatwym zadaniem – profesjonalny system powinien wspierać biznes w wielu obszarach. Warto zdawać sobie sprawę, że prawidłowo wystawiane faktury to fundament firmowej księgowości. Na ich podstawie przygotowywane są różnego rodzaju raporty, zestawienia oraz bilanse. Również prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy kontakty z klientami oparte są o generowane dokumentny sprzedażowe i zakupowe. Dlatego, wybierając programy księgowe dla małych firm, warto szczególną uwagę zwrócić właśnie na system do fakturowania.

Jaki powinien być dobry program do wystawiania faktur?

Podstawową zaletą profesjonalnego systemu jest jego funkcjonalność. Dobry program do fakturowania powinien automatycznie numerować tworzone dokumenty, umożliwiać stworzenie bazy kontrahentów, towarów czy usług. Równie istotna jest bogata baza, pozwalająca na wybór odpowiedniego dokumentu, np. faktury VAT, rachunku, faktury bez VAT, pro forma, czy VAT marża. Dobrze, jeśli program do wystawiania faktur posiada integrację z rejestrem sprzedaży lub KPiR, ponieważ dzięki temu tworzone przez księgowość dokumenty są automatycznie rejestrowane. Jednak na tym nie kończy się gama funkcjonalności profesjonalnego oprogramowania dla księgowości. Równie istotne są m.in.:

- możliwość tworzenia i wysyłki pliku JPK VAT,

- generowanie dokumentów magazynowych,

- zarządzanie kontaktami z klientami (CRM),

- wspieranie analizy wyników sprzedaży oraz kosztów.

Bezpieczeństwo, elastyczność i wsparcie

Dostępne na rynku programy księgowe dla małych firm posiadają wiele modułów, odpowiadających za poszczególne funkcje systemu. Dobrze, jeśli w opcjach konfiguracji możliwy jest wybór funkcjonalności potrzebnych w danej firmie. Niewielkie przedsiębiorstwa mogą w ten sposób obniżyć koszt oprogramowania, rezygnując z niepotrzebnych funkcjonalności.

Bardzo ważne jest również to, by program do wystawiania faktur był na bieżąco aktualizowany. Częste zmiany przepisów nie pozostają bez wpływu na prowadzenie biznesu, a zmieniające się stawki podatkowe i nowelizacje ustaw wpływają na kształt generowanych dokumentów. Dostawca oprogramowania powinien także zapewnić wsparcie techniczne użytkownikom. W codziennej pracy księgowości możliwość uzyskania kompleksowej i szybkiej pomocy bardzo często warunkuje prawidłową realizację niezbędnych czynności.