Każdy przedsiębiorca, czy tego chce czy nie, wytwarza mnóstwo dokumentów, które muszą być przechowywane czasem wiele lat, oraz jeszcze więcej takich, które nie mogą trafić na śmietnik, bo zawierają wrażliwe dane. Jest sposób, aby ułatwić sobie życie. Pomoc oferują firmy, które zajmują się przechowywaniem oraz profesjonalnym niszczeniem dokumentów.
Zasypani papierami
Przypomnijmy, dla każdego pracownika tworzy się specjalną teczkę akt osobowych w której przechowywany jest życiorys, list motywacyjny, umowy o pracę i ich aneksy, skierowania na badanie lekarskie i ich wyniki. To nie wszystko – dokumentowany jest cały przebieg zatrudnienia: gromadzona jest ewidencja czasu pracy, podania o urlop i wiele innych spraw związanych z funkcjonowaniem w firmie danej osoby. Również, gdy zakończymy z nią współpracę powstaje szereg dokumentów, które muszą być przechowywane nawet przez 10 lat (a czasem jeszcze dłużej). Gdy często wymieniamy kadry, zgromadzone przez nas akta mogą stanowić duży problem. Tymczasem zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Dodatkowo wszystkie dokumenty, które zawierają dane osobowe podlegają też ochronie RODO, czyli Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. W przypadku dostępu do nich nieuprawnionych osób możemy się narazić na nałożenie kary administracyjnej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Każda tego rodzaju sytuacja prowadzi też do utraty zaufania do nas, jako przedsiębiorcy.
Gdy niszczarka nie wystarczy
Wiele z wytwarzanych przez nas dokumentów, to kserokopie lub wydruki akt, które po ich wykorzystaniu powinny zostać zniszczone, zgodnie z obowiązującymi normami. Często zawierają one dane wrażliwe, poufne oraz osobowe. Choć RODO nie określa, w jaki sposób to ma się odbywać, wiadomo, że dokumentacja musi być zniszczona tak skutecznie, aby nie nadawała się do odtworzenia. Nie wystarczy więc podrzeć kartkę i wrzucić ją do kosza, bo widoczne na niej wciąż mogą być dane osobowe, czy dane objęte tajemnicą firmową czy handlową. Rozwiązaniem może być zakup niszczarki, ale gdy takich dokumentów jest dużo, szkoda czasu na ich utylizację kartka po kartce.
Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą firmy, które zajmują się profesjonalnym przechowywaniem i archiwizacją dokumentów, oraz ich, zgodnym z przepisami, niszczeniem. Jeśli chodzi o przechowywanie i niszczenie dokumentów Kraków jest miastem, gdzie dostępne są takie usługi.
Skorzystanie z usług przechowywania dokumentów zapewni nam szybki dostęp do zarchiwizowanych akt, zmniejszenie powierzchni biurowej, którą zajmują obecnie wypełnione po sufit segregatorami regały. Może się okazać, że dzięki temu jeszcze sporo zaoszczędzimy. Przede wszystkim jednak mamy gwarancję, że nasze dokumenty są bezpieczne: przechowywane w odpowiednich warunkach i zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, a my sami (lub upoważnieni pracownicy) mamy do nich łatwy i szybki dostęp.
Porządek w papierach się opłaca
Gdy ilość akt wymyka się nam spod kontroli i mamy problem z odnalezieniem konkretnej dokumentacji (nie tylko pracowniczej, ale na przykład związanej z naszą działalnością) z odsieczą przychodzą firmy oferujące archiwizację. Usługa polega na zabraniu naszych segregatorów przez osoby wyspecjalizowane w archiwizacji, które zajmą się ich klasyfikacją, uporządkowaniem i zabezpieczeniem. Wytypują też akta, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane przez określony czas. Dzięki temu w odpowiednim momencie będziemy mogli określić, czy chcemy je dalej przechowywać, czy profesjonalnie zutylizować. Nie trzeba przekonywać, że porządek w aktach to same korzyści: nie tracimy czasu i nerwów na odszukiwanie jakiegoś załącznika do umowy, który gdzieś się zawieruszył, nie musimy do tego delegować pracownika i odrywać go od jego obowiązków. Przejrzystość i porządek w papierach da nam poczucie bezpieczeństwa, choćby w przypadku kontroli. Zaoszczędzimy też miejsce, bo wyeliminujemy niepotrzebne już dokumenty.
Niszczenie dokumentów z certyfikatem
Specjaliści od niszczenia akt pomogą nam też w bezpiecznym pozbyciu się papierów. Niszczenie dokumentów to usługa, która może zostać dostosowana do wymogów. Profesjonalne firmy gwarantują wieczyste utajnianie zawartych w nich informacji do odpowiedniej klasy tajności. Dzięki temu ograniczamy ryzyko, że mogą one trafić w niepowołane ręce i stanowić naruszenie tajemnicy handlowej.
Gdy dokumentów jest dużo, wygodnym rozwiązaniem jest usługa pojemnikowego niszczenia dokumentów. Firma dostarcza po prostu do nas duży pojemnik do gromadzenia dokumentów przeznaczonych do niszczenia i w odpowiednim czasie (np. raz w miesiącu) odbiera go z naszej siedziby, a po zniszczeniu akt przekazuje nam protokół z Niszczenia i Certyfikat Niszczenia.
