Dlaczego biura księgowe decydują się na programy księgowe? Ilość małych, średnich oraz dużych przedsiębiorstw w ostatnich latach rośnie, a tym samym wzrasta liczba klientów obsługiwanych przez biura rachunkowe.
Taki program pozwala przyspieszyć i usprawnić ich pracę, a klientom daje pewność, że nic nie zostanie przeoczone i zaniedbane. Jak wybrać odpowiedni program księgowy?
Dobry program księgowy — wygoda i bezpieczeństwo
Nowe technologie mają na celu ułatwianie życia i pracy. Tym samym pozwalają zaoszczędzić czas, ale w księgowości poza wygodą liczy się też bezpieczeństwo. To dotyczy wielu aspektów, między innymi program musi być zgodny z bieżącymi przepisami prawnymi. W przeciwnym razie może wywołać więcej szkód niż pożytku. Kwestia bezpieczeństwa dotyczy też danych klientów, co oznacza konieczność dostosowania się do przepisów RODO, czyli ochrony danych osobowych. Informacje na temat stanu finansowego, konkretnych transakcji, raportów i planów rozwoju firmy muszą być starannie przechowywane i niedostępne osobom postronnym.
Co powinien zawierać dobry program księgowy?
Dla klientów najważniejszym wyznacznikiem przy wyborze programu jest możliwość wymiany dokumentów w formie online, co pozwala uniknąć dowożenia ich lub wysyłania w wersji papierowej. Klientom przydaje się też funkcja kalendarza przypominająca o zaplanowanych płatnościach i transakcjach, a także monitoring dokonywanych rozliczeń. Z perspektywy biura rachunkowego program musi być zautomatyzowany, pozwalając tym samym na oszczędność czasu. Cykliczne czynności księgowe mogą być wówczas wykonywane samoczynnie.
Program księgowy powinien być również konfigurowalny, czyli pozwalać na dostosowywanie panelu administratora pod indywidualne potrzeby. Dobrze, jeśli program pozwala na prowadzenie terminarza spotkań, rejestrację operacji, monitoring pracy. Istotne jest też systematyczne generowanie analiz finansowych firm i możliwość zarządzania relacjami z klientami. Program enova365 posiada funkcję, która umożliwia ciągłą komunikację online między biurem a klientem. Funkcja ta nazywa się Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Więcej można przeczytać na stronie www.enova.pl
Program księgowy — co jeszcze powinien?
Oczekiwania wobec biur rachunkowych rosną, co oznacza, że poza standardową obsługą finansową, klienci chcą uzyskiwać bieżące zestawienia i raporty. Dobry program księgowy powinien być zatem analityczny, co pozwoli na tworzenie takich zestawień na podstawie wielu różnych danych oraz ich wysyłkę bezpośrednio do klienta. Ma umożliwiać ewidencjonowanie majątku firmy na podstawie wprowadzonych środków trwałych oraz na prowadzenie działań windykacyjnych wobec klienta lub grupy kontrahentów.
Wybierając program księgowy do biura, należy zwrócić uwagę, czy poza wdrożeniem producent zapewnia też opiekę konsultantów, którzy będą służyć wsparciem, gdy praca w programie już ruszy. Pomocne tu będą opinie na temat producenta i przebiegu współpracy w innych firmach, które go wdrożyły. Należy tu dodać, że im więcej firm korzysta z danego programu, tym bardziej można liczyć na to, że jest on cały czas rozwijany i unowocześniać.
