Gdzie przechowywać bezpiecznie dokumenty?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to nie lada wyzwanie, przed jakim stoją liczne przedsiębiorstwa, urzędy i placówki użytku publicznego. Zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa danym wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale i odpowiednich narzędzi. Na szczęście, z pomocą właścicielom firm przychodzą szafy z kontrolą dostępu, z zaimplementowaną technologią RFID. Jak działają bezpieczne szafy metalowe? Gdzie warto je wykorzystać? Podpowiadamy!

Bezpieczne przechowywanie dokumentów w firmie

Wszystkie firmy, biura, urzędy, przedsiębiorstwa, czy inne podmioty prowadzące jakąś działalność, mierzą się z problemem dotyczącym konieczności gromadzenia coraz większej ilości dokumentacji firmowej. Większość dowodów księgowych i kadrowych, określonych deklaracji, umów, formularzy itp. powinna być składowana przez wiele lat. Ochrona przed zniszczeniem, kradzieżą, czy zagubieniem dokumentacji to podstawowy cel stawiany przez administratorów danych. Coraz częściej przepisy prawa nakładają obowiązek zapewnienia szczególnie bezpiecznych warunków przechowywania określonych dokumentów, a nawet ewidencjonowania dostępu do nich. Niewłaściwe składowanie tych danych może skutkować wysokimi karami, dlatego ochrona tych informacji jest niezwykle ważna. Tymczasem, istotne dokumenty często przechowywane są w nienależytych warunkach np. w ogólnodostępnych pomieszczeniach , w zwykłych biurowych szafach, czy na regałach. Takie umiejscowienie uniemożliwia należytą ich ochronę, w efekcie czego dokumenty te mogą zostać skradzione bądź też ulec zniszczeniu.

Automatyczna kontrola dostępu dzięki szafom TECHCODE

Inteligentne szafy TECHOCODE wykorzystujące technologię RFID (z ang. Radio-frequency Identification, identyfikacja radiowa) stanowią skuteczną odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie w zakresie ochrony, nie tylko ważnych dokumentów, ale również innych cennych zasobów. Technologia zastosowana w metalowych szafach TECHCODE opiera się na bezprzewodowym przesyle danych za pośrednictwem fal radiowych, co pozwala m.in. na bezdotykowe otwieranie szaf. Aby uzyskać dostęp do jej zawartości, wystarczy jedynie zakodowana wcześniej karta zbliżeniowa, np. taka, jaką wykorzystuje się do rejestracji czasu pracy (RCP). Automatyczna autoryzacja dostępu na podstawie karty RFID to podstawowa funkcja wszystkich szaf TECHOCDE.

Szafy TECHCODE z autoryzacją dostępu są stosowane do przechowywania rozmaitych przedmiotów, do których dostęp powinien podlegać ścisłej kontroli. Doskonale sprawdzają się do przechowania dokumentów firmowych, jak również wszelkiej dokumentacji objętej obowiązkiem ochrony przetwarzanych danych osobowych. Z powodzeniem mogą być używane także do przechowywania innych zasobów jak np. specjalistyczny sprzęt, czy niebezpieczne substancje. Przedmioty, jakie trafiają do szafy po raz pierwszy, wymagają oznakowania (otagowania) za pomocą specjalnego znacznika RFID (tagu). Tagi mogą występować np. w postaci naklejek, naszywek czy breloków.

Szafy TECHCODE RFID z automatyczną ewidencją zdarzeń

Najbardziej zaawansowanym technologicznie rodzajem szaf TECHCODE RFID, są szafy rejestrujące wszystkie informacje o wykonywanych z jej udziałem zdarzeniach. Oprócz funkcji udzielania i kontrolowania dostępu upoważnionym osobom, szafy te ewidencjonują wszystkie zdarzenia, takie jak udane i nieudane próby otwarcia, pobrania oraz zwroty przedmiotów stanowiących tzw. zarejestrowane zasoby szafy. Dodatkowo, pozwalają one monitorować, w czyim posiadaniu jest dany zasób.

Szafy TECHCODE RFID znajdują zastosowanie do bezpiecznego przechowywania dokumentacji, narzędzi, elektronarzędzi, kosztowności i innych cennych przedmiotów, które wymagają zarówno bezpiecznych warunków przechowywania, jak i kontrolowania dostępu do nich. Ciekawym rozwiązaniem są również wózki TECHCODE RFID. Oprócz bezpiecznego przechowywanie sprzętu i narzędzi elektronicznych, umożliwiają bezpieczne ładowanie w trakcie składowania ich w szafie.

Z kolei szafki wieloskrytkowe TECHCODE RFID często spotykane są w rozmaitych przestrzeniach publicznych, takich jak baseny, szkoły czy hale produkcyjne. Dostęp do każdej skrytki może być przypisany do konkretnych użytkowników i w dowolnym momencie zablokowany, bez konieczności kosztownej wymiany zamków, czy dorabiania kluczyków. Otwieranie skrytek za pomocą aplikacji w telefonie, zwłaszcza w dobie pandemii Covid-19 jest rozwiązaniem ułatwiającym bezdotykowe przekazywanie zasobów i dostęp do nich 24h na dobę. Nowością na rynku jest również depozytor TECHCODE RFID dedykowany do przechowywania kluczy do rozmaitych pomieszczeń i kluczyków samochodowych. Jest on nieodzownym elementem wyposażenia zarówno salonów samochodowych, jak i banków czy urzędów.

Uniwersalne zastosowanie szaf TECHCODE RFID

Szafy TECHCODE RFID to niezbędny element wyposażenia każdej nowoczesnej firmy. Pojemne, multifunkcyjne szafy sprawdzą się wszędzie tam, gdzie trzeba chronić wartościowe mienie. Coraz częściej spotkać je można w biurach i urzędach, gdzie konieczne jest staranne przechowywanie dokumentów niejawnych i kontrola dostępu do danych wrażliwych. W placówkach medycznych metalowe szafy służą do składowania medykamentów, urządzeń i aparatury medycznej. Tymczasem w zakładach produkcyjnych pozwalają one na bezpieczne przechowywanie wartościowych narzędzi i elektronarzędzi wraz z możliwością ich ładowania.

Bezpieczne szafy metalowe

Metalowe szafy RFID mają wiele zalet, wśród których kluczową jest bezpieczeństwo zawartości. Wszystko to, co znajduje się wewnątrz bezpiecznej szafy, jest dostępne jedynie dla osób, którym administrator systemu przyznał dostęp i dla nikogo więcej. Zarówno pobieranie, jak i zwrot zasobów jest możliwy 24 godziny na dobę. Proces ewidencji jest automatyczny, a korzystanie z szaf w pełni samoobsługowe. Co ważne, uprawnienia dostępu do danej szafy mogą być przyznawane zdalnie. Ogromnym atutem szaf jest również możliwość dowolnego skonfigurowania ich wnętrza w zależności od potrzeb, poprzez wyposażenie w półki, przegrody, haczyki bądź wieszaki. Pozwala to optymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń do składowania dokumentów lub innych przedmiotów.

Praktyczne i niezawodne szafy TECHCODE RFID firmy Techmark

Liderem wśród producentów mebli metalowych wykorzystujących technologię RFID jest polska marka Techmark. Producent ten już od 30 lat oferuje wysokiej klasy meble i produkty metalowe, cieszące się uznaniem i zaufaniem klientów na całym świecie. Czytniki zbliżeniowe wykorzystywane w niezawodnych szafach Techmark obsługują najbardziej popularne na rynku karty i identyfikatory Unique 125 kHz. Wszystkie rozwiązania zastosowane przez firmę Techmark w szafach TECHCODE RFID, a wśród nich również opatentowane technologie, nie tylko gwarantują bezpieczeństwo i niezawodność użytkowania tych produktów przez wiele lat, ale również możliwość ich dostosowania do potrzeb klienta.