Jakie są najpopularniejsze metody optymalizacji kosztów w firmie?

Czy wiesz, że roczne koszty eksploatacji urządzeń biurowych w dużych przedsiębiorstwach może przekraczać nawet milion złotych? Choć w mniejszych organizacjach możliwe oszczędności nie osiągają tak zawrotnych kwot, w dalszym ciągu mogą stanowić wydatne wsparcie dla firmowego budżetu. Zapoznaj się z poniższym artykułem i poznaj najbardziej niezawodne metody optymalizacji kosztów, które będziesz mógł błyskawicznie wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie.

3 metody optymalizacji kosztów, które warto znać

Obniżenie wydatków związanych z prowadzeniem dokumentacji papierowej może przybrać wiele różnych form. Większość z nich opiera się jednak o jedno z dwóch fundamentalnych założeń: zmniejszenie kosztów wydruku pojedynczej strony bądź zmniejszenie liczby drukowanych stron, ograniczając je do wyłącznie niezbędnych materiałów. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z obydwóch metod w tym samym czasie.

1.     Zamów audyt u doświadczonych ekspertów

Przeprowadzenie audytu za pośrednictwem zewnętrznego przedsiębiorstwa to prawdopodobnie najlepsza metoda na poznanie zalet i wad polityki firmowej w zakresie wydruków. Profesjonalnie wykonany audyt wykaże m.in.:

• ogół wydatków, ponoszonych przez instytucję w związku z wykorzystywanymi maszynami,
• zużycie energii elektrycznej,
• zapotrzebowanie na części zamienne,
• trwałość materiałów eksploatacyjnych,
• koszty serwisowania urządzeń.

Audyt może również wykazać, czy Twoja organizacja nie posiada zbyt wysokiej liczby urządzeń drukujących, które można byłoby z powodzeniem zastąpić nowoczesnymi i energooszczędnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Analiza zapotrzebowania na urządzenia biurowe może przyczynić się do oszczędności rzędu nawet 30-50% względem momentu jego przeprowadzenia.

2.     Zidentyfikuj źródła nadmiernych wydruków

Przeprowadzająca audyt firma może zaproponować Ci wdrożenie oprogramowania monitorującego, które zapewni Ci dokładny wgląd w liczbę wydrukowanych stron przez poszczególnych pracowników. W przypadku, gdy średnie wyniki niektórych z nich okażą się znacznie wyższe niż reszty specjalistów, warto przedyskutować możliwości przeniesienia części procesów do sieci.

3.     Skorzystaj z dobrodziejstw cyfryzacji

Jedną z najskuteczniejszych metod optymalizacji kosztów wydruku jest zastąpienie ich cyfrowymi archiwami w chmurze, do których dostęp zyska każdy uprawniony pracownik. Rozwiązanie to pozwala uporządkować gromadzone materiały i ułatwia organizację codziennej pracy.

Jak połączyć wszystkie trzy metody optymalizacji kosztów jednocześnie?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby opisane powyżej metody optymalizacji kosztów działały ze sobą w symbiozie – warto jednak oprzeć je o usługi jednego przedsiębiorstwa, dysponującego odpowiednimi kompetencjami i zapleczem technologicznym. Jedną z tego typu firm jest Euroimpex, autor programów z grupy Documaster – nowoczesnych rozwiązań dla firm, urzędów i edukacji. Już dziś odwiedź stronę programów Documaster i dowiedz się, jak wygenerować znaczne oszczędności.