Brak odpowiedzi na pytania, niejasne dopłaty albo obsługa, która przestała nadążać za potrzebami firmy. Powody szukania nowego biura rachunkowego bywają różne. Przedsiębiorcy z Małopolski mogą wybierać zarówno lokalne biura, jak i obsługę zdalną. Przed zmianą często pojawia się jednak obawa: co stanie się z dokumentami i kto dopilnuje najbliższych rozliczeń? Przejście można uporządkować, zaczynając od warunków nowej współpracy, a następnie ustalając termin i sposób przekazania księgowości.
Co ma się poprawić po zmianie biura?
Powód odejścia od dotychczasowego biura podpowiada, o co zapytać podczas rozmowy z nowym. Jeżeli problemem był kontakt, samo zapewnienie o „indywidualnym podejściu” niewiele wyjaśnia. Potrzebujemy konkretów: czy będziemy mieć stałego opiekuna, w jaki sposób zadamy mu pytanie, kiedy możemy oczekiwać odpowiedzi i kto pomoże podczas jego nieobecności.
Podobnie jest z informacjami o rozliczeniach. Jeśli dotychczas otrzymywaliśmy tylko kwotę podatku bez wyjaśnienia, zapytajmy, czy będziemy mogli omówić jej wysokość i sprawdzić, jakie dokumenty uwzględniono. Gdy trudnością było przekazywanie faktur, ustalmy, jak będzie wyglądał ich obieg w nowym biurze.
Chodzi o to, żeby przed podpisaniem umowy wiedzieć, jak zostanie rozwiązany problem, przez który zdecydowaliśmy się na zmianę. Dzięki temu porównujemy sposób obsługi, a nie tylko podobnie brzmiące opisy ofert.
Ile zapłacimy za obsługę, a ile za samo przeniesienie?
Przy porównywaniu cen najlepiej oprzeć się na rzeczywistym miesiącu działalności. Podajmy liczbę dokumentów, zatrudnienie, transakcje zagraniczne i inne czynności wymagające rozliczenia. Poprośmy o wskazanie, co obejmuje miesięczna opłata, jak zmienia się przy większej liczbie dokumentów i za co zapłacimy osobno. Znaczenie mogą mieć między innymi rozliczenia roczne, obsługa pracowników i dodatkowe sprawozdania.
Osobną kwestią jest rozpoczęcie współpracy. Przejęcie kompletnej, prawidłowo prowadzonej dokumentacji wymaga innego nakładu pracy niż uzupełnianie brakujących zapisów czy przygotowanie korekt. Dlatego warto rozdzielić te dwie pozycje już podczas wyceny.
Jak informuje biuro rachunkowe LUKA z Krakowa, w jego ofercie samo przejęcie prowadzenia księgowości z innego biura jest bezpłatne. Osobnej wycenie może natomiast podlegać poprawienie błędów w dotychczasowych rozliczeniach. Przy sprawdzaniu ofert taki podział pozwala zrozumieć, czy rozpoczęcie obsługi będzie bezpłatne i jakie dodatkowe prace mogą oznaczać koszt.
Kiedy i jak przekazać księgowość nowemu biuru?
Najwygodniejszym momentem zmiany jest zazwyczaj początek nowego roku podatkowego, a przy pełnych księgach początek roku obrotowego. Łatwiej wtedy rozdzielić pracę: dotychczasowe biuro kończy obsługę poprzedniego roku, a nowe prowadzi rozliczenia kolejnego. Ogranicza to potrzebę dzielenia bieżącego roku między dwa biura i uzgadniania zapisów prowadzonych w różnych programach. Nadal trzeba jednak przekazać dane potrzebne do kontynuowania księgowości.
Zmiana w trakcie roku również jest możliwa, ale zwykle wymaga więcej pracy przy przygotowaniu i sprawdzeniu danych. Nowe biuro musi uwzględnić wcześniejsze rozliczenia. Przy KPiR lub ryczałcie potrzebuje między innymi informacji o przychodach, kosztach, jeśli występują w danej formie rozliczeń i dotychczasowych rozliczeniach podatku. Przy pełnych księgach dochodzą zapisy na kontach, salda oraz należności i zobowiązania. Szczególnego uzgodnienia może wymagać przeniesienie danych między różnymi systemami księgowymi.
Pierwszym krokiem jest więc ustalenie z nowym biurem, od którego miesiąca może przejąć obsługę. Następnie sprawdzamy okres wypowiedzenia obecnej umowy i dopasowujemy do niego termin zakończenia współpracy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której dotychczasowa obsługa już się skończyła, a nowa nie jest jeszcze gotowa do rozpoczęcia pracy.
Kolejny krok to podział ostatnich rozliczeń. Jeżeli nowe biuro przejmuje księgowość od stycznia, deklaracje za grudzień mogą być przygotowywane już po rozpoczęciu nowej współpracy. Dlatego trzeba jednoznacznie ustalić, kto je sporządzi i wyśle. Osobno uzgadniamy roczne zeznanie przedsiębiorcy, a przy pełnej księgowości także zamknięcie roku i sprawozdanie finansowe. Te zadania oraz opłaty za ich wykonanie powinny wynikać z ustaleń między stronami.
Następnie nowe biuro wskazuje dokumenty i zestawienia potrzebne do przejęcia rozliczeń. Mogą to być księgi lub ewidencje, deklaracje i potwierdzenia ich wysyłki, dokumentacja środków trwałych oraz rozliczenia ZUS. Przy pełnej księgowości potrzebne będą również odpowiednie zestawienia księgowe, a przy przejmowaniu obsługi pracowników dokumentacja kadrowa i płacowa.
Przedsiębiorca nie musi samodzielnie ustalać całej listy. Może uzgodnić z oboma biurami bezpośredni kontakt w sprawie przekazania danych, a następnie otrzymać potwierdzenie, co przekazano i czego jeszcze brakuje. Osobno należy zadbać o dostęp do archiwum w dotychczasowym programie lub możliwość pobrania dokumentów i zestawień. Uruchomienie nowej aplikacji w innym biurze nie oznacza automatycznego przeniesienia historii firmy. Przed zakończeniem dotychczasowej współpracy ustalmy więc, jak zachowamy dostęp do wcześniejszych dokumentów i zestawień oraz kto zajmie się ich przekazaniem.
Równolegle porządkujemy pełnomocnictwa do składania deklaracji i kontaktów z ZUS oraz uprawnienia w KSeF. Nowe biuro powinno wskazać, jakie upoważnienia będą potrzebne i pomóc przygotować odpowiednie dokumenty. Termin odwołania dotychczasowych pełnomocnictw i odebrania dostępów trzeba skoordynować z zakończeniem ostatnich powierzonych prac.
Na koniec sprawdzamy, czy trzeba zaktualizować zgłoszone dane o podmiocie prowadzącym dokumentację i miejscu jej przechowywania. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG służy do tego wniosek o zmianę danych. Ustalmy z nowym biurem, kto przygotuje zgłoszenie i co pozostanie do wykonania po naszej stronie.
Jak będzie wyglądać współpraca od pierwszego miesiąca?
Przed rozpoczęciem obsługi powinniśmy wiedzieć, do kiedy przekazujemy dokumenty, gdzie sprawdzamy kwoty podatków i składek oraz jak zgłaszamy pytania. Jeśli otrzymujemy dostęp do aplikacji, dobrze od razu przejść przez podstawowe czynności: dodanie faktury, sprawdzenie jej statusu i odczytanie informacji od księgowego. Dzięki temu pierwszy miesiąc nie zaczyna się od szukania instrukcji i ustalania, komu przesłać dokument.
Dla przedsiębiorcy z Małopolski wybór nie musi ograniczać się do najbliższej miejscowości. Elektroniczny obieg dokumentów i kontakt telefoniczny lub internetowy pozwalają współpracować także z biurem z innego miasta, na przykład z Krakowa. Przed decyzją warto sprawdzić, czy również przekazanie księgowości można przeprowadzić zdalnie i czy w razie potrzeby dostępne będzie spotkanie.
Dobrze przygotowana zmiana powinna zakończyć się prostym planem: wiemy, od którego miesiąca pracuje nowe biuro, kto kończy wcześniejsze rozliczenia, jakie materiały trzeba przekazać i jak wygląda dalsza obsługa. Wtedy możemy ocenić nie tylko to, czy uda się przenieść księgowość, lecz także czy nowa współpraca rzeczywiście rozwiąże problem, od którego zaczęliśmy poszukiwania.
Artykuł sponsorowany
Artykuł sponsorowany
