Coraz więcej aktywności przenosi się do sieci. Dotyczy to również firm chętnie korzystających ze zdobyczy technologicznych. Podyktowane jest to względami praktycznymi i ekonomicznymi. Często jest to też kwestia wygody i bezpieczeństwa. Przykładem rozwiązań, nad którymi szczególnie warto się pochylić w przypadku firm, są elektroniczne repozytoria dokumentów. Czym są, czy warto w nie inwestować?
Repozytorium dawniej i dziś
Zacznijmy od tego, do czego w ogóle służyło repozytorium, jeszcze zanim wirtualne rozwiązania stały się popularne. W każdej firmie są dokumenty urzędowe, związane z działalnością firmy i na temat zatrudnionych w niej pracowników. Gromadzono je w wersji papierowej w przeznaczonym do tego miejscu, które stanowiło swego rodzaju archiwum.
Obecnie odchodzi się od gromadzenia dokumentacji w formie papierowej. Za to coraz częściej są one w formie elektronicznej. Dokumenty zapisuje się na serwerze, na dysku, albo w chmurze. Jest to wygodne i pozwala na szybki dostęp, jednak trzeba zwrócić uwagę na oprogramowanie i zabezpieczenia, z jakiego korzysta firma. Nie zapominajmy, że często w dokumentach znajdują się dane poufne, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce.
Elektroniczne repozytorium nie zawsze takie same
Wspólne dla wszystkich elektronicznych repozytorium jest to, że dokumenty są zapisane wirtualnie w formie plików. Poza tym różnią się niemal wszystkim. Przede wszystkim mogą mieć bardzo różną pojemność. Oprócz tego inne są koszty uruchomienia i utrzymania – profesjonalny produkt z wieloma zabezpieczeniami wiąże się z inną ceną niż ten, który takowych nie ma. Inne jest też wspomniane wcześniej oprogramowanie. Warto zwrócić uwagę, czy program jest wygodny w użytkowaniu, czy jest intuicyjny i estetyczny.
Na co zwrócić uwagę, wybierając elektroniczne repozytorium?
Decydując się na e-repozytorium, chcemy, by rozwiązanie to było w najwyższym stopniu wygodne i funkcjonale. Pierwszym warunkiem, jaki należałoby tutaj stawiać, jest łatwy i szybki dostęp do poszczególnych dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Ponieważ w grę wchodzą nie tylko informacje jawne, ale też takie, do których nie każdy powinien mieć dostęp, warto zwrócić uwagę, czy w ramach wybranego rozwiązania istnieje opcja zarządzania uprawnieniami i dostępem do dokumentów w dowolnej chwili.
Poza tak podstawową funkcjonalnością wiele elektronicznych repozytoriów posiada dodatkowe funkcje, które będą zwiększać wygodę użytkowania. I tak do naszej dyspozycji może być na przykład możliwość udostępnienia pliku osobom trzecim bez możliwości edytowania lub kopiowania.
Pamiętajmy o tym, że sieć nie wiąże się z samymi zaletami. Wszystko, co znajduje się w świecie wirtualnym, może paść ofiarą ataku hakerów, ktoś niepowołany mógłby dostać się do tajnych dokumentów, pliki mogłyby być uszkodzone lub usunięte. Z tego względu poświęćmy sporo uwagi bezpieczeństwu. Na potrzeby prywatne sprawdzą się zwykłe publiczne dyski w chmurze, ale kiedy w grę wchodzą dokumenty firmowe, musimy sięgnąć po takie rozwiązanie, które zapewni maksimum bezpieczeństwa.
Więcej informacji znajdziemy na https://fordata.pl/co-to-jest-elektroniczne-repozytorium-dokumentow/
