środa, 14 października 2020 09:07

Jak działa elektroniczne repozytorium dokumentów?

Autor Głos 24
Jak działa elektroniczne repozytorium dokumentów?

Coraz więcej aktywności przenosi się do sieci. Dotyczy to również firm chętnie korzystających ze zdobyczy technologicznych. Podyktowane jest to względami praktycznymi i ekonomicznymi. Często jest to też kwestia wygody i bezpieczeństwa. Przykładem rozwiązań, nad którymi szczególnie warto się pochylić w przypadku firm, są elektroniczne repozytoria dokumentów. Czym są, czy warto w nie inwestować?

Repozytorium dawniej i dziś

Zacznijmy od tego, do czego w ogóle służyło repozytorium, jeszcze zanim wirtualne rozwiązania stały się popularne. W każdej firmie są dokumenty urzędowe, związane z działalnością firmy i na temat zatrudnionych w niej pracowników. Gromadzono je w wersji papierowej w przeznaczonym do tego miejscu, które stanowiło swego rodzaju archiwum.

Obecnie odchodzi się od gromadzenia dokumentacji w formie papierowej. Za to coraz częściej są one w formie elektronicznej. Dokumenty zapisuje się na serwerze, na dysku, albo w chmurze. Jest to wygodne i pozwala na szybki dostęp, jednak trzeba zwrócić uwagę na oprogramowanie i zabezpieczenia, z jakiego korzysta firma. Nie zapominajmy, że często w dokumentach znajdują się dane poufne, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce.

Elektroniczne repozytorium nie zawsze takie same

Wspólne dla wszystkich elektronicznych repozytorium jest to, że dokumenty są zapisane wirtualnie w formie plików. Poza tym różnią się niemal wszystkim. Przede wszystkim mogą mieć bardzo różną pojemność. Oprócz tego inne są koszty uruchomienia i utrzymania – profesjonalny produkt z wieloma zabezpieczeniami wiąże się z inną ceną niż ten, który takowych nie ma. Inne jest też wspomniane wcześniej oprogramowanie. Warto zwrócić uwagę, czy program jest wygodny w użytkowaniu, czy jest intuicyjny i estetyczny.

Na co zwrócić uwagę, wybierając elektroniczne repozytorium?

Decydując się na e-repozytorium, chcemy, by rozwiązanie to było w najwyższym stopniu wygodne i funkcjonale. Pierwszym warunkiem, jaki należałoby tutaj stawiać, jest łatwy i szybki dostęp do poszczególnych dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Ponieważ w grę wchodzą nie tylko informacje jawne, ale też takie, do których nie każdy powinien mieć dostęp, warto zwrócić uwagę, czy w ramach wybranego rozwiązania istnieje opcja zarządzania uprawnieniami i dostępem do dokumentów w dowolnej chwili.

Poza tak podstawową funkcjonalnością wiele elektronicznych repozytoriów posiada dodatkowe funkcje, które będą zwiększać wygodę użytkowania. I tak do naszej dyspozycji może być na przykład możliwość udostępnienia pliku osobom trzecim bez możliwości edytowania lub kopiowania.

Pamiętajmy o tym, że sieć nie wiąże się z samymi zaletami. Wszystko, co znajduje się w świecie wirtualnym, może paść ofiarą ataku hakerów, ktoś niepowołany mógłby dostać się do tajnych dokumentów, pliki mogłyby być uszkodzone lub usunięte. Z tego względu poświęćmy sporo uwagi bezpieczeństwu. Na potrzeby prywatne sprawdzą się zwykłe publiczne dyski w chmurze, ale kiedy w grę wchodzą dokumenty firmowe, musimy sięgnąć po takie rozwiązanie, które zapewni maksimum bezpieczeństwa.

Więcej informacji znajdziemy na https://fordata.pl/co-to-jest-elektroniczne-repozytorium-dokumentow/

Finanse i Gospodarka

Finanse i Gospodarka - najnowsze informacje