Rozwijasz firmę poza Polską a może nawet w kilku krajach Europy? Każdy nowy kontrahent może oznaczać inne wymagania dotyczące e-Faktur, formatów dokumentów i sposobu ich przekazywania. Sieć Peppol nie zastępuje krajowych przepisów ani systemów podatkowych, ale daje firmie wspólny sposób elektronicznej wymiany dokumentów z partnerami biznesowymi i administracją. Dzięki temu łatwiej ograniczyć liczbę indywidualnych połączeń oraz przygotować procesy na ekspansję zagraniczną. Właśnie temu służy PEPPOL – rozwiązanie, które pozwala firmom łatwiej komunikować się ponad granicami.
Czym jest PEPPOL?
PEPPOL (Pan‑European Public Procurement Online) to międzynarodowa sieć i zestaw specyfikacji, które umożliwiają ustandaryzowaną wymianę dokumentów biznesowych. W praktyce firmy wykorzystują ją m.in. do przesyłania e-Faktur, zamówień, potwierdzeń zamówienia oraz komunikatów dotyczących dostaw. Standard rozwijany jest przez OpenPeppol AISBL z siedzibą w Brukseli, a jego założeniem jest ograniczenie liczby indywidualnych połączeń między partnerami.
W Peppol przedsiębiorstwo nie łączy się technicznie osobno z każdym kontrahentem. Korzysta z usług certyfikowanego Peppol Access Pointa, czyli dostawcy zapewniającego dostęp do sieci. Access Point nadawcy przekazuje dokument do Access Pointa odbiorcy, a dane o tym, czy odbiorca jest osiągalny i jakie dokumenty może przyjąć, są odszukiwane w rejestrze sieci. To model czterostronny: nadawca, jego dostawca, dostawca odbiorcy i odbiorca.
Peppol nie jest jednak centralną platformą fakturowania ani jednym europejskim urzędem skarbowym. To wspólna warstwa komunikacji, którą państwa i firmy mogą stosować obok swoich lokalnych rozwiązań.
Jak PEPPOL pomaga firmie działać w wielu krajach?
Europejski rynek jest wspólny, ale wymagania dotyczące e-Fakturowania długo pozostawały mocno zróżnicowane. PEPPOL porządkuje rzeczywistość, w której standardowe formaty, procedury i lokalne regulacje są inne dla każdego kraju. Pozwala bowiem przesyłać ustandaryzowane dokumenty przez wspólną sieć – bez budowania od podstaw specjalnych integracji i bez barier technicznych czy językowych.
Dla firmy eksportującej lub kupującej za granicą może to oznaczać:
• mniej indywidualnych integracji IT z kontrahentami,
• jeden kanał do wysyłki i odbioru ustandaryzowanych dokumentów,
• łatwiejsze podłączanie nowych partnerów biznesowych,
• możliwość automatycznego przekazywania danych między Peppol a systemem ERP,
• większą kontrolę nad statusem dokumentu i błędami technicznymi,
• bazę do dalszej automatyzacji procesów zakupowych, sprzedażowych i logistycznych.
Efekt zależy jednak od konkretnego procesu. Jeżeli kontrahent nie korzysta z Peppol albo kraj wymaga dodatkowego raportowania, firma nadal może potrzebować innych kanałów i integracji. Peppol zmniejsza techniczną różnorodność, ale nie usuwa wszystkich obowiązków lokalnych.
PEPPOL działa przy tym nie tylko w Europie – sieć umożliwia wymianę dokumentów również w ramach globalnego ekosystemu Peppol International.
Czy jeden standard oznacza identyczne przepisy w całej Europie?
Ustalenie jednego standardy wcale nie oznacza identycznych przepisów obowiązujących na terenie Europy, dlatego PEPPOL ma tak duże znaczenie.
„Standard zapewnia swobodną elektroniczną wymianę danych, mimo że poszczególne państwa nadal mogą wprowadzać własne regulacje i wymagania dotyczące e-Fakturowania. Firma działająca międzynarodowo nadal musi uwzględniać lokalne regulacje, ale obieg dokumentów i informacji staje się znacznie łatwiejszy.” – dodaje Tomasz Kuciel, Prezes EDITEL S.A., firmy która od 2018 roku pełni rolę Access Pointa.
W Europie modele e-Fakturowania są różne. Polska korzysta z centralnego KSeF, we Włoszech działa platforma SDI, a w innych państwach dokumenty mogą być wymieniane przez prywatne platformy, sieć Peppol lub kilka równoległych kanałów. Czasem Peppol jest ważnym elementem krajowego modelu, ale nie zawsze wystarcza do realizacji obowiązków podatkowych.
Na co zwrócić uwagę, wybierając dostawcę?
Wybierając dostawcę Peppol, sprawdź nie tylko sam status Access Pointa, lecz także:
• w których krajach i modelach e-Fakturowania obsługuje klientów,
• czy umożliwia wysyłkę i odbiór faktur Peppol oraz innych dokumentów EDI,
• czy obsługuje wymagane formaty, profile dokumentów i walidacje,
• jak integruje się z używanym systemem ERP, np. SAP,
• czy pokazuje statusy wymiany danych, błędy i potwierdzenia doręczenia,
• kto odpowiada za aktualizacje wynikające ze zmian prawa oraz specyfikacji technicznych,
• jakie są zasady wsparcia, SLA, archiwizacji i eksportu danych.
Certyfikowany PEPPOL Access Point to operator, który spełnia wymagania sieci PEPPOL i zapewnia bezpieczną, zgodną ze standardem komunikację. Dzięki temu nie musisz samodzielnie budować i utrzymywać całej infrastruktury potrzebnej do wymiany dokumentów.
Peppol warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy firma rozwija sprzedaż zagraniczną, współpracuje z zagranicznymi dostawcami, otrzymuje wymagania dotyczące e-Faktur od partnerów lub chce uporządkować wiele kanałów wymiany dokumentów. Dla mniejszej firmy może być prostszą drogą do spełnienia wymagań dużego kontrahenta. Dla grupy kapitałowej lub dużej organizacji – sposobem na ograniczenie liczby połączeń i ujednolicenie obsługi dokumentów między spółkami.
Za przykład może posłużyć EDITEL, gdyż PEPPOL jest naturalnym rozszerzeniem ponad 40-letniego doświadczenia firmy w EDI. EDITEL działa jako certyfikowany PEPPOL Access Point i SMP, oferuje integrację z systemami finansowo-księgowymi, a także monitoring wymiany danych i wsparcie techniczne. Co więcej, podejście firmy zakłada zasadę „jedna integracja, wiele możliwości”. Zamiast osobno zarządzać EDI, PEPPOL i rozwiązaniami krajowymi, możesz połączyć się z jednym partnerem, który obsługuje różne standardy i kanały wymiany danych.
Czy PEPPOL jest rozwiązaniem dla Twojej firmy?
Peppol warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy firma rozwija sprzedaż zagraniczną, współpracuje z zagranicznymi dostawcami, otrzymuje wymagania dotyczące e-Faktur od partnerów lub chce uporządkować wiele kanałów wymiany dokumentów. Dla mniejszej firmy może być prostszą drogą do spełnienia wymagań dużego kontrahenta. Dla grupy kapitałowej lub dużej organizacji – sposobem na ograniczenie liczby połączeń i ujednolicenie obsługi dokumentów między spółkami.
Przed rozpoczęciem wdrożenia przygotuj listę krajów, kontrahentów, rodzajów dokumentów i używanych systemów. Na tej podstawie można ustalić, gdzie wystarczy Peppol, gdzie potrzebna będzie dodatkowa integracja oraz jak połączyć e-Fakturowanie, EDI i wymagania lokalne w jednym procesie.
Źródło zdjęcia: pixabay.com
