Słowo „event” to wyrażenie angielskie, które od kilkunastu lat zdobywa coraz większą popularność w języku polskim. Ogólnie rzecz ujmując, event jest zorganizowanym i zaplanowanym wydarzeniem służącym jakiemuś celowi. Istnieje wiele różnych rodzajów eventów. Niektóre mają charakter wizerunkowy, inne sprzedażowy, jeszcze inne charytatywny. Jednym z zasadniczych założeń takich projektów jest przyciągnięcie uwagi wyselekcjonowanych grup docelowych. O czym należy pamiętać i co zrobić, aby wydarzenie wzbudziło zainteresowanie? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi!
Organizacja eventów – jak zacząć?
Organizacja eventu wymaga dopilnowania mnóstwa spraw i szczegółów. Trzeba ustalić dokładny plan działania, określić budżet i skoordynować działania ludzi odpowiedzialnych za poszczególne elementy imprezy. Jednym z najważniejszych etapów organizacji eventów jest sporządzenie harmonogramu pracy, który pozwoli na sensowne zarządzanie czasem. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie konkretnych deadline’ów, które sprzyjają harmonijnemu działaniu. Aby wydarzenie przyciągnęło jak największą grupę odbiorców, trzeba pamiętać, że musi być ciekawe i angażować publiczność. Wielkość wydarzenia oraz atrakcji, na jakie będziemy mogli sobie pozwolić, zależna jest od wielkości budżetu. Przygotowanie tradycyjnego wydarzenia stacjonarnego zazwyczaj jest bardziej kosztowne niż event online. Jak pokazały ostatnie miesiące, formuła spotkań wirtualnych bardzo zyskała na popularności. Wydarzenie online to taki typ spotkania, które odbywa się przez Internet, w interaktywnej przestrzeni platformy do streamingu online. Profesjonalna organizacja eventu, zarówno online, jak i offline, nie byłaby możliwa bez stosownego zaplecza technicznego. Potrzebny jest odpowiedni sprzęt, nagłośnienie, oświetlenie, a także kompleksowa obsługa techniczna. Aby skutecznie zachęcić ludzi do uczestnictwa w wydarzeniu, konieczna jest oczywiście dobrze przemyślana promocja. Kampania promocyjna może odbyć się z wykorzystaniem wielu kanałów. Jeśli zależy nam na wysokiej efektywności i dotarciu do dużej grupy osób, warto użyć na przykład mediów społecznościowych. Stanowią one nieodłączną część codzienności niemal każdego człowieka. Zamieszczenie informacji o wydarzeniu na Facebooku czy Instagramie to gwarancja lepszego rozgłosu.
Kto zajmuje się organizacją wydarzeń?
Kompleksowym przygotowaniem wydarzenia zajmuje się zazwyczaj agencja eventowa. Taka firma zatrudnia doświadczonych event managerów, którzy odpowiadają za zaplanowanie i organizację imprezy. Profesjonalni eventowcy pracują dla klientów z różnych branż. To osoby kreatywne, pełne pomysłów i otwarte na partnerską współpracę. Powierzenie obsługi imprezy sprawdzonej agencji eventowej daje możliwość stworzenia eventu szytego na miarę. Do głównych obowiązków event managera należy skoordynowanie i dopilnowanie wszystkich działań składających się na sukces danego przedsięwzięcia, a więc przygotowanie scenariusza i dostosowanie go do potrzeb, wizji i budżetu klienta (więcej na ten temat przeczytasz w artykule pod adresem: https://bluexperience.pl/kim-jest-event-manager/). Dobry organizator wszelkiego rodzaju imprez musi być przygotowany na różne ewentualności. W przypadku eventu online najważniejszym elementem jest technologia umożliwiająca bezproblemowy udział w wydarzeniu uczestnikom z całego świata. Wyobraźmy sobie taką sytuację, że w trakcie trwania spotkania narzędzie odmówiło posłuszeństwa, a widzowie utracili jakąkolwiek łączność z eventem. Zanim przywrócimy połączenie, może się okazać, że znaczna część widzów zrezygnowała z dalszego udziału w spotkaniu. Dlatego, aby uniknąć takich sytuacji warto przetestować kilka rozwiązań i wybrać to najbardziej niezawodne. Profesjonalne agencje eventowe często korzystają z własnych platform streamingowych. Aplikacje są przygotowane odpowiednio wcześniej, aby można było je w pełni skonfigurować i przetestować. Dzięki temu mamy pewność, że podczas spotkania wszystko będzie działało poprawnie.
