Dostęp do niszczarki dokumentów daje nam ogromne możliwości. Jeden sprzęt gwarantuje bowiem możliwość nie tylko utylizacji dokumentów, lecz także i zwiększenia organizacji miejsca, w którym na co dzień pracujemy. Dlatego też, niszczarka dokumentów jest elementem wyposażenia każdego dobrze zorganizowanego biura. Dzięki niej zabezpieczamy bowiem dokumentację, która jest już nam niepotrzebna. Dodatkowo dbamy o swój komfort pracy i schludność miejsca, w którym przychodzi nam wykonywać nasze codzienne obowiązki.
Niszczarka do dokumentów – czy faktycznie jest ona tak bardzo potrzebna?
Co ciekawe, w wielu biurach niszczarka dokumentów jest wręcz wymagana. Mowa o miejscach, które bardzo często przechowują bardzo istotne dokumentacje. Dokumenty, które straciły z różnych względów na swojej ważności, muszą zostać poprawnie zutylizowane. Co to dla nas oznacza? Obowiązek trwałego usunięcia dokumentu, co jest możliwe jedynie przy pomocy niszczarki dokumentów o odpowiednim standardzie.
Mowa o normach DIN, czyli międzynarodowym standardzie, w którym niszczy się dokumenty. W naszym wypadku, wymagany będzie DIN 66399, który określa odpowiedni poziom dokładności niszczenia dokumentów papierowych. Musimy więc pamiętać, aby przy wyborze odpowiedniej niszczarki do dokumentów, zadbać właśnie o taką normę. Dzięki temu możemy być pewni, że nasze dokumenty niszczone są z tak dużą dokładnością, iż ich odtworzenie nie jest możliwe.
Niszczarka do dokumentów a RODO
Dlaczego każdy z nas powinien być w posiadaniu niszczarki dokumentów? Odkąd na rynku pojawiło się RODO, każde miejsce przechowujące i utylizujące dokumenty musi spełniać wymagania RODO. W Europie wymagania RODO są bardzo łatwo określone i mowa w zapisach RODO jasno przekazuje nam, iż dokumenty powinny być niszczone na poziomie P-4. Mowa w nich o cięciu papierów na fragmenty o powierzchni, która nie przekracza 1600 mm2.
W razie ewentualnej kontroli, niszczarka do dokumentów jest jednym z elementów, który podlega sprawdzeniu. Brak odpowiedniej niszczarki do dokumentów jest więc podstawą do tego, aby wyciągnąć konkretne konsekwencje związane z brakiem spełnienia standardów RODO. Warto więc brać to pod uwagę i w razie braku niszczarki do dokumentów w naszym biurze, bardzo szybko nadrobić zaległości i dokonać zakupu odpowiedniego urządzenia.
Jak widać, niszczarka do dokumentów to nie tylko praktyczny i wygodny sprzęt. W wypadku poważnych działalności jest to wręcz wymagany sprzęt, którego braki mogą okazać się bardzo kosztowne.
