Sale konferencyjne to przestrzenie, w których można organizować różnego typu spotkania. Aby jednak były one wygodne i pozwalały na dostosowanie wyposażenia do konkretnych potrzeb, muszą zostać odpowiednio zaprojektowane. Jak to zrobić?
Pamiętaj o tym, by przestrzeń była funkcjonalna
Funkcjonalna przestrzeń to taka, którą można łatwo dostosować do różnych potrzeb. Wyposażenie sali konferencyjnej powinno umożliwiać przestawianie, składanie i rozkładanie oraz przechowywanie akcesoriów w niewidocznych miejscach, by nie tworzyć bałaganu. Musi ono pozwalać na dostosowanie przestrzeni zarówno do specyfiki warsztatów, jak i narad, zadań zespołowych czy szkoleń.
Nie bez znaczenia jest też funkcjonalność sprzętu elektronicznego w sali konferencyjnej. Urządzenia instalowane w takim miejscu powinny:
- pozwalać na wygodne korzystanie zarówno w przypadku spotkań na kilka, jak i kilkadziesiąt osób;
- umożliwiać łatwe włączanie i wyłączanie, a także być kompatybilne ze służbowym sprzętem pracowników;
- współpracować z najpopularniejszymi aplikacjami, jak np. platforma komunikacyjna ZOOM;
- zostać rozmieszczone tak, by każdy uczestnik spotkania miał taki sam dostęp do obrazu i dźwięku.
W salach konferencyjnych powinno się montować urządzenia stworzone z myślą o właśnie takich przestrzeniach. Dobrym wyborem są całe terminale, które obejmują ekrany, mikrofony i głośniki niezbędne do prowadzenia wideokonferencji. Jeśli w sali nie ma ekranu, warto rozważyć montaż rzutnika – przyda się np. w trakcie spotkań stacjonarnych.
Zadbaj o odpowiednią akustykę i nagłośnienie
W sali konferencyjnej warto zadbać o wytłumienie wszelkich hałasów, których źródłem mogą być np. klimatyzacja, wentylacja czy ruch pojazdów za oknem. W tym celu można zamontować specjalne materiały izolacyjne, które skutecznie wygłuszają nawet bardzo duże pomieszczenia.
Jeśli chodzi o głośniki, muszą być one dostosowane do potrzeb sal konferencyjnych. Należy rozmieścić je tak, by dźwięk rozchodził się równomiernie, a wypowiedzi prowadzącego słyszały również osoby siedzące daleko od jego stanowiska. Jednocześnie głośniki nie mogą powodować dyskomfortu u uczestników znajdujących się tuż obok systemu nagłaśniającego. Na rynku bez problemu znajdziesz specjalne modele do sal konferencyjnych, które łączą w sobie te cechy.
Pamiętaj, że sala konferencyjna musi być uniwersalna
W jednej sali konferencyjnej mogą odbywać się zarówno szkolenia, jak i spotkania, narady czy praca grupowa. Przestrzeń powinna więc pozwalać na łatwe dostosowanie do potrzeb wszystkich użytkowników. W niektórych salach stosuje się np. specjalne przegrody, które pozwalają na zmniejszenie ich metrażu. Jeśli chodzi o meble, powinny być one dostosowane zarówno do robienia notatek, jak i współpracy przy jednym stole. Nie zaleca się, by były przymocowane do podłogi. Wtedy nie będzie się dało ich łatwo przestawiać, zgodnie z aktualnymi wymaganiami.
Wyposaż pomieszczenie w odpowiednie oświetlenie
Oświetlenie biurowe różni się od tego domowego. Lampy wykorzystywane w zakładach pracy muszą być zgodne z przepisami BHP. Powinny zapewniać odpowiednie warunki do pracy przy komputerze i czytania dokumentów, a jednocześnie nie mogą razić. Najlepszym wyborem jest więc światło, które można regulować w zależności od swoich potrzeb czy liczby uczestników spotkania.
W wielu salach konferencyjnych stawia się na inteligentne oświetlenie, którym można sterować z poziomu aplikacji na smartfona lub tablet. Takie rozwiązanie jest bardzo wygodne i nie wymaga wielokrotnego podchodzenia do włącznika, co mogłoby rozpraszać uczestników i zabierać cenny czas.
Zapewnij dostęp do gniazdek elektrycznych z różnymi portami
W sali konferencyjnej korzysta się z różnych urządzeń. Mowa tu nie tylko o komputerze i projektorze używanym przez prowadzącego, lecz także laptopach uczestników. W tego typu pomieszczeniach często montuje się też mikrofony dla każdej osoby biorącej udział w spotkaniu. Wszystkie te urządzenia muszą zostać podłączone do prądu, zwłaszcza gdy konferencja ma trwać co najmniej kilka godzin.
W sali powinno znaleźć się dużo gniazdek z różnymi portami. Wszelkie przewody doprowadzające energię do stanowisk muszą być natomiast zabezpieczone. Najlepiej ukryć je w podłodze lub pod ozdobnymi listwami, by stworzyć bezpieczną i estetyczną przestrzeń.
Nie zapominaj o bezpieczeństwie
Wszelkie przestrzenie firmowe muszą być zgodne z przepisami BHP. Niezbędne jest to, by umożliwiały szybką ewakuację. Powinny być odpowiednio oznakowane – zwłaszcza jeśli chodzi o lokalizację wyjść ewakuacyjnych. W budynku musi być też zainstalowany system przeciwpożarowy.
Projektowanie sali konferencyjnej może być wyzwaniem, dlatego chociaż część związanych z nim obowiązków warto powierzyć specjalistom. To dobry wybór zwłaszcza w przypadku elektroniki, która musi zostać idealnie dopasowana do danej przestrzeni.
